10 bekannte Produktivitätskiller im Büro – Mit diesen Tools & Tricks legst Du sie auf Eis!

Mehr Produktivität im Büro

Nicht schon wieder.

Frank steht das Wasser bis zum Hals.

Schon in zwei Tagen soll er den Quartalsbericht dem Vorstand präsentieren. Doch trotz einiger Überstunden kommt er nicht so recht voran. Er hängt wieder einmal seiner Arbeit hinterher. Sein Stresslevel steigt kontinuierlich an.

Gut, dass ihn sein Kollege Stefan im(?) Büro besucht. Ein kleiner Plausch bringt ihn sicher auf andere Gedanken. Zusammen schauen sie sich dieses neue virale Video auf Facebook an, das Katzen dabei zeigt, wie sie einen Handstand machen… Moment mal!

Erkennst du den Fehler?

Frank lässt sich leicht ablenken. Dadurch verliert er den Fokus auf seine Arbeit und muss sich daher auch nicht wundern, wenn seine To-Do-Liste schneller wächst als die Kosten des Berliner Flughafens.

Klar, Spaß muss am Arbeitsplatz kein Fremdwort sein. Doch Ablenkungen während der Arbeitszeit sind nicht nur nervig, sondern kosten Unternehmen jedes Jahr bares Geld. In den USA etwa schätzt man die jedes Jahr durch mangelndes Engagement am Arbeitsplatz verursachten Kosten auf 550 Milliarden Dollar.

Grund genug, einen genaueren Blick auf die größten Produktivitätskiller am Arbeitsplatz zu werfen.

Das sind die 10 größten Produktivitätskiller im Büro

Ob Handy, laute Kollegen oder Facebook – Dir fallen sicher selbst einige Produktivitätskiller ein, die Du aus Deinem eigenen Arbeitsleben kennst.

Das internationale Online-Karriereportal Careerbuilder wollte es genauer wissen und im Rahmen einer Umfrage die 10 größten Produktivitätskiller im Büro ermitteln. Die Verantwortlichen hatten dabei sicher mit vielem gerechnet, doch wohl nicht unbedingt mit…

  • der Angestellten, die ihren Vogel an den Arbeitsplatz schmuggelte und dort heimlich versorgte
  • jenen Angestellten, die während der Arbeitszeit ein Wrestling-Turnier veranstalteten
  • einer Angestellten, die in der Damentoilette ihre Beine rasierte
  • dem Angestellten, der sich unter Kartons versteckte um seine Kollegen zu erschrecken
  • jenem Angestellten, der während der Arbeitszeit schlief, im Nachhinein aber felsenfest davon überzeugt war nur gebetet zu haben

Abgesehen von diesen eher ungewöhnlichen Beispielen gibt es eine ganze Reihe an weniger kuriosen Produktivitätskillern, von denen Dir sicher einige aus Deinem Arbeitsalltag bekannt vorkommen.

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Produktivitätskiller Nr. 1: Private Handynutzung

Erwischst Du Dich auch des öfteren dabei, wie Du während der Arbeitszeit kurz auf Dein Handy schaust und ein paar Nachrichten in WhatsApp beantwortest? Was an sich nur einen kurzen Moment dauert, erweist sich dennoch als großer Störfaktor für Deine Produktivität. Denn das ständige Nachschauen lenkt Dich ab und bringt Dich so immer wieder aufs Neue aus Deinen Arbeitsrhythmus.

Für die im Rahmen einer Studie des amerikanischen Lohnabrechnungsanbieters Surepayroll befragten Personalverantwortlichen war das private telefonieren und schreiben von Nachrichten mit dem Smartphone der größte Produktivitätskiller am Arbeitsplatz.

So legst Du dieses Problem auf Eis:

Die meisten mobilen Betriebssysteme verfügen mittlerweile über einen „Nicht-Stören“-Modus, mit dem Du bestimmte Zeiten definieren kannst, in denen Du nicht gestört werden willst. Das Handy bleibt in dieser Zeit stumm – für wichtige Anrufe bleibst Du dank der Möglichkeit, bestimmte Rufnummern als Ausnahmen festzulegen, dennoch erreichbar.

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Produktivitätskiller Nr 2: Social Media

Hand aufs Herz: Wie oft schaust Du während der Arbeitszeit kurz auf Facebook, Twitter und Co. nach?

Keine Angst, Du kannst hier ruhig ehrlich sein. Denn wenn Du die oben genannte Frage mit „mindestens einmal pro Tag“ beantwortet hast, befindest Du Dich damit in guter Gesellschaft.

Laut einer Umfrage des Fax-Dienstleisters eFax fühlt sich fast die Hälfte der befragten Arbeitnehmer durch Soziale Netzwerke und andere Online-Kommunikationskanäle von Ihrer Arbeit abgelenkt. Besonders schädlich: Facebook (26 Prozent der Befragten) und Twitter (24 Prozent). In den USA verursacht allein die private Nutzung von Facebook während der Arbeitszeit jedes Jahr einen volkswirtschaftlichen Schaden von 28 Milliarden Euro.

So legst Du dieses Problem auf Eis:

Mit bestimmten Erweiterungen für Deinen Browser kannst Du die Zeit, die Du auf Dich ablenkenden Internetseiten verbringen kannst limitieren oder diese Seiten gleich ganz blockieren.

Für Chrome empfehle ich die Erweiterungen Nanny oder StayFocusd. Falls Du lieber Firefox nutzt, solltest Du einen Blick auf die Erweiterung LeechBlock werfen.

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Produktivitätskiller Nr.3: Privates Surfen im Netz

In der oben bereits zitierten eFax-Studie nimmt die private E-Mail Kommunikation am Arbeitsplatz direkt hinter den sozialen Netzwerken den zweiten Platz unter den größten Produktivitätskillern am Arbeitsplatz ein.

Der durchschnittliche Angestellte verbringt im Schnitt 20 Stunden pro Woche im Internet – ein Viertel der Zeit surft er jedoch zu privaten Zwecken.

Sei es, um kurz die persönliche Mails zu checken, Kinotickets zu buchen oder sich nach Urlaubsangeboten umzuschauen: Das private Surfen im Netz lenkt von der eigentlichen Arbeit ab, verschwendet so wertvolle Arbeitszeit und ist damit ein echter Produktivitätskiller.

Sicher hast Du Dich auch schon einmal dabei erwischt, wie Du während der Arbeit schnell einmal die neuesten Sportnachrichten gecheckt oder Dich nach einem passenden Restaurant für das am Abend geplante romantische Abendessen mit Deiner besseren Hälfte umgeschaut hast.

So legst Du dieses Problem auf Eis:

Neben einer gewissen Selbstdisziplin solltest Du auch hier auf eine der oben genannten Erweiterungen ( Nanny oder StayFocusd für Chrome, LeechBlock für Firefox) setzen, um das private Surfen während der Arbeitszeit zu reduzieren oder besser noch ganz zu unterbinden.

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Produktivitätskiller Nr.4: Klatsch und Tratsch

Vielleicht kennst Du das Problem ja aus Deinem eigenen Arbeitsalltag: Eigentlich willst Du Dir nur schnell einen Kaffee aus der Küche besorgen, doch ehe Du Dich versiehst steckst Du mitten in einer Diskussion darüber, ob Claudia aus der Buchhaltung nicht etwa schon wieder Schwanger ist.

Oder es geht Dir wie Frank, dessen Kollege Stefan regelmäßig an seinem Arbeitsplatz vorbeischaut, um zusammen mit ihm den vergangenen Bundesligaspieltag aufs ausführlichste zu analysieren.

So interessant das alles auch sein mag: Mit Deiner Arbeit kommst Du so nicht voran.
Gerade, wenn Du fokussiert an einem bestimmten Projekt arbeiten möchtest, bringt Dich der Plausch mit den Kollegen ganz leicht aus dem Tritt.

So legst Du dieses Problem auf Eis:

Mache Deinen Kollegen auf freundliche, aber bestimmte Art und Weise klar, dass Du an Deinem Arbeitsplatz nicht gestört werden möchtest. Denn in dieser Zeit verpassten Smalltalk kannst Du ganz einfach in der Mittagspause oder beim gemeinsamen Feierabendbier nachholen.

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Produktivitätskiller Nr. 5: Raucherpausen

In jedem Büro gibt es sie: Die Raucher, die jede Stunde einmal ihre Sucht mit einem Glimmstängel befriedigen müssen. Vielleicht gehörst du ja selbst dazu.

Grundsätzlich ist es durchaus ratsam, regelmäßige Pausen einzulegen, da Dich diese nachweislich produktiver machen. Wenn Du diese Pausen jedoch nur dazu nutzt eine Sucht – was das Rauchen nun mal ist – zu befriedigen, kehrt sich dieser Vorteil schnell in einen Nachteil um.

Denn während einer Raucherpause entspannst Du nicht – Du sorgst Dich vielmehr darum, dass Deine Kollegen an Deinem Geruch erkennen, dass Du wieder Rauchen warst oder machst Dir schon darüber Gedanken, wann Du die nächste Zigarette rauchen kannst . Zudem steigerst du so Deine Sucht, was zu immer kürzeren Intervallen zwischen den einzelnen Raucherpausen führt.

Abgesehen von den indirekten, durch den zusätzlichen Stress verursachten negativen Folgen von Raucherpausen schadest du Dir darüber hinaus auch auf direkte Art und Weise. Denn eine Gruppe von Forschern aus den Niederlanden konnte mittlerweile belegen, dass sich das Rauchen negativ auf die Gehirnleistung auswirkt.

So legst Du dieses Problem auf Eis:

Hier hilft auf lange Sicht nur eine schrittweise Entwöhnung. Am besten hörst Du natürlich auf lange Sicht mit dem Rauchen auf – doch wenn Du den Glimmstängeln nicht gänzlich entsagen willst, solltest Du versuchen, Deine Raucherpausen während der Arbeitszeit auf eine Minimum zu reduzieren.

6

Produktivitätskiller Nr. 6: E-Mails

Ein modernes und schnelles Kommunikationsmittel als Produktivitätskiller? Leider ja.

Die interne Kommunikation findet in größeren Unternehmen heutzutage größtenteils per E-Mail statt. Diversen Untersuchungen zufolge erhält der durchschnittliche Büroarbeiter täglich zwischen 18 und 37 E-Mails.

Viel zu viele.

Denn 60 Prozent der Büroarbeiter zeigen sich genervt von dieser regelrechten Flut an E-Mails. Die Folge: Einer Umfrage zufolge wird nur rund jeder dritte E-Mail Anhang vom Empfänger geöffnet.

Das führt dazu, dass teilweise wichtige Informationen auf der Strecke bleiben, Absprachen nicht richtig getroffen werden und wichtige Deadlines verpasst werden.

So legst Du dieses Problem auf Eis:

Im hektischen Alltagsgeschäft gehen einzelne Mails schnell unter. Versuche Deine Mails daher in festen zeitlichen Intervallen zu lesen und zu bearbeiten, anstatt jede Mail einzeln on-the-fly zu bearbeiten.

Solltest Du Gmail nutzen, können Dir bestimmte Plugins dabei helfen. Mit dem Plugin “Inbox Pause” kannst Du zum Beispiel ganz einfach Zeiträume definieren, in denen Deine Inbox pausiert und Dich keine neuen Mails erreichen.

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Produktivitätskiller Nr. 7: Meetings 

Was ist das: Viele gehen hinein, aber nur wenig kommt heraus? Genau – Ein Meeting.

Hattest Du auch schon einmal das Gefühl, Deine Zeit im gefühlten siebten Meeting innerhalb weniger Tage zu vergeuden? Mit diesem Gefühl bist du keineswegs alleine.

Denn im Rahmen einer Befragung des Marktforschungsunternehmens Yougov gaben 65 Prozent der befragten Büroarbeiter an, dass eine zu hohe Zahl an Meetings sie in ihrer Produktivität behindere.

Die beiden Softwarehersteller Netviewer und Mindjet wollten es genauer wissen und befragten daher rund über 800 Führungspersonen aus dem deutschsprachigen Raum zu ihrer persönlichen Einschätzung zur immer mehr um sich greifenden Meeting-Kultur. Das Ergebnis brachte unter anderem folgende Aspekte zu Tage:

  • 33% der befragten Personen verbringen täglich drei bis vier Stunden in Meetings
  • 30% der Meetings werden im Nachhinein als unproduktiv oder gar als überflüssig bewertet
  • 57% der Befragten machten unproduktive Meetings für Verzögerungen in ihren Arbeitsabläufen verantwortlich
  • So legst Du dieses Problem auf Eis:

    Hier hilft nur, die Zahl der Meetings deutlich zu reduzieren. Dabei solltest Du im Zweifel auch nicht davor zurückschrecken ein Meeting, in dem Du keinen großen Mehrwert siehst, auch einmal abzusagen.

    Stelle Dir bzw. demjenigen, der Dich zu dem Meeting einlädt im Vorfeld zwei Fragen: Was ist das Ziel des Meetings? Und warum solltest Du unbedingt daran teilnehmen? Findest du nicht auf beide Fragen eine zufriedenstellende Antwort, solltest Du das Meeting besser absagen.

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    Produktivitätskiller Nr. 8: Zu laute Mitarbeiter

    Kennst Du es auch? Du arbeitest gerade konzentriert an einer Aufgabe, doch du fühlst Dich wie im Zirkus. Der Kollege neben dir telefoniert wieder so lautstark mit einem Kunden als müsste man ihm die Funktionsweise eines Telefons noch einmal im Detail erläutern. Zudem findet auf dem Flur gerade ein spontan einberufenes Meeting statt, das gerade dabei ist in eine lautstarke Diskussion auszuufern.

    Sicher fallen Dir noch weitere Beispiele aus Deinem Arbeitsalltag ein. Egal was letztendlich der Grund dafür ist, die Belastung durch zu laute Kollegen kann einer der größten Produktivitätskiller am Arbeitsplatz sein.

    So nannten 61% der im Rahmen der Surepayroll-Studie Befragten Angestellten zu laute Kollegen als größten Störfaktor für eine produktive Arbeitsumgebung. 86% von Ihnen ziehen es daher vor alleine zu Arbeiten.

    So legst Du dieses Problem auf Eis:

    Falls Du in einem Großraumbüro arbeitest und Dich daher nicht zurückziehen kannst, solltest du – sofern es Dein Arbeitgeber erlaubt – mit Kopfhörern arbeiten, auf denen Du entspannende Musik hörst, die Dich den Trubel um Dich herum vergessen und Dich auf Deine Arbeit konzentrieren lässt.

    Solche Musik findest Du zum Beispiel in diversen Playlists bei Spotify oder auf Webseiten wie focus@will.

    Alternativ kannst Du anregen, die interne Kommunikation vermehrt mit Hilfe eines Messenger-Programms abzuwickeln. Das mag am Anfang zwar ungewohnt sein, sorgt auf Dauer jedoch für eine deutlich ruhigere Arbeitsumgebung.

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    Produktivitätskiller Nr. 9: Unflexible Arbeitszeiten

    Das digitale Zeitalter gibt uns im Rahmen unserer Arbeit einige Möglichkeiten an die Hand, diese flexibler und ortsunabhängiger zu erledigen, um unsere Arbeitszeiten so besser mit der Familienplanung oder persönlichen Vorlieben in Einklang zu bringen – so fühlen sich manche Menschen Morgens deutlich produktiver, andere hingegen erst in den späten Abendstunden.

    Laut einer vom Karrierenetzwerk Xing und dem Marktforschungsunternehmen Statista durchgeführten Studie schiebt hierzulande jedoch rund jeder dritte Arbeitgeber der Vereinbarkeit von Familie und Beruf einen Riegel vor.

    65% der im Rahmen der Payroll-Studie befragten Angestellten sind jedoch der Ansicht, dass flexiblere Arbeitszeiten und die Möglichkeit, von Zuhause aus arbeiten zu können, ihnen dabei helfen würden, ihre Arbeit schneller und effizienter zu erledigen.

    Auch der Blick auf die Familienplanung kann den Wunsch nach flexibleren Arbeitszeitmodellen laut werden lassen. Laut einer Studie der in München ansässigen Unternehmensberatung Rochus Wummert wünschen sich gerade Frauen flexiblere Teilzeitmodelle auch in Führungspositionen, um so etwa nach der Geburt eines Kindes nicht Abstriche bei der Karriere in Kauf nehmen zu müssen.

    So legst Du dieses Problem auf Eis:

    Erkundige Dich bei Deinem Arbeitgeber nach entsprechenden Möglichkeiten, zeitlich flexibler zu arbeiten oder einen Teil Deiner Arbeit von Zuhause aus erledigen zu dürfen. Zur Fortschrittskontrolle kannst Du wöchentliche oder monatliche Ziele vereinbaren, die Du in dieser Zeit erreicht haben sollst.

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    Produktivitätskiller Nr 10: Mangelhafte Arbeitsumgebung

    Auch eine mangehlafte Arbeitsumgebung kann sich als wahrer Produktivitätskiller erweisen. Sei es die Arbeit im ungeliebten Großraumbüro, das selbst angerichtete Chaos am Arbeitsplatz oder eine unergonomische Büroausstattung – hier lauern einige Stolperfallen, die einem effizienten und produktivem Arbeiten im Wege stehen.

    Denn eine mangelhafte Arbeitsumgebung kann sich sowohl in physischer als auch in psychischer Hinsicht als große Belastung erweisen.

    Denn eine mit ergonomischen Büromöbeln wie einem höhenverstellbaren Sitz-Steh-Schreibtisch gestaltete Arbeitsumgebung trägt nachweislich zur Erhöhung der Produktivität bei. So zeigte sich zum Beispiel im Rahmen einer unter Leitung der koreanischen Wissenschaftlerin Dong-Shick Cho durchgeführten Studie, dass sich die Arbeitsleistung bei der Bildschirmarbeit mit der Maus um 10% erhöht.

    Darüber hinaus führt die Arbeit mit unergonomischen Büromöbeln auf lange Sicht zu Rückenschmerzen und anderen körperlichen Beeinträchtigungen. Nicht minder schädlich sind eine mangelhafte Beleuchtung oder eine unzureichende Versorgung mit Frischluft.

    All diese Faktoren beeinträchtigen auf Dauer direkt und indirekt dein Wohlbefinden am Arbeitsplatz und wirken sich damit auch negativ auf Deine Produktivität aus.

    So legst Du dieses Problem auf Eis:

    Schaffe Dir einen ordentlichen und gut organisierten Arbeitsplatz. Was Du dabei beachten musst erfährst Du in unserem Beitrag „5 simple Schritte für mehr Zeit und Energie am Bildschirmarbeitsplatz“

    Darüber hinaus solltest Du Dich bei Deinem Arbeitgeber erkunden, ob die Möglichkeit zur Anschaffung eines Sitz-Steh-Schreibtischs oder anderer ergonomischer Büromöbel besteht.

    Auf einen Blick: So umgehst Du die größten Produktivitätskiller bei der Arbeit im Büro

    Wie Du siehst gibt es einige schlechte Angewohnheiten und äußere Einflüsse, die Dir den Fokus auf wichtige Aufgaben erschweren und Dir somit unnötig Stress verschaffen.

    Dabei ist es in der Regel gar nicht so schwer, diese Produktivitätskiller zu umgehen. Daher hier noch einmal eine kurz Übersicht mit den wichtigsten Tipps:

    Alle Tipps auf einen Blick:

    • Nutze während der Arbeit den „Nicht-Stören-Modus“ Deines Smartphones
    • Installiere Dir Erweiterungen für Deinen Browser, die Dich davon abhalten, zu viel Arbeitszeit beim privaten Surfen oder in sozialen Netzwerken zu verschwenden
    • Bitte Deine Kollegen, Dich während der Arbeit nicht abzulenken
    • Als Raucher solltest Du Deine Raucherpausen deutlich reduzieren
    • Bearbeite E-Mails nicht „on the fly“, sondern zu fest definierten Zeiten
    • Reduziere die Zeit, die Du in Meetings verbringst und scheue nicht davor zurück, ein Meeting von dem Du Dir nur wenig versprichst auch mal abzusagen
    • Schaffe Dir eine ruhige Arbeitsumgebung
    • Nutze die Möglichkeiten flexibler Arbeitszeiten oder der Arbeit im Homeoffice bzw. bitte Deinen Arbeitgeber darum, Dir entsprechende Möglichkeiten zu schaffen
    • Schaffe Dir eine ergonomische Arbeitsumgebung

    Was denkst Du? Kommen Dir einige der genannten Produktivitätskiller aus Deinem eigenen Arbeitsalltag nur allzu bekannt vor?

    Oder habe ich in meiner Auflistung sogar noch einen wichtigen Punkt vergessen? Dann freue ich mich über Deinen Kommentar!

    [1] Choi DS. Ergonomic Evaluation of Electrically Adjustable Table in VDU Work. Safety and Health Team, Korea Occupational Safety and Health Agency. 2010
    [2] Productivity Prohibitors: How to Stop Them in Their Tracks
    [3] Wie lässt sich die Produktivität im Büro steigern?
    [4] CareerBuilder Survey: Most Common and Strangest Productivity Killers at Work

Teile die 10 Produktivitätskiller mit Deinen Freunden & Kollegen!

von Alex Bodenseh

Die Verbesserung unserer Gesundheit und die Erhöhung unserer Produktivität sind ohne Zweifel Themen, von denen wir alle profitieren können. Daher suche ich regelmäßig nach tollen Tipps, Tricks und Tools, die mir das Leben erleichtern und die ich an dieser Stelle mit Euch teilen kann.

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