Produktivität stärken: Wie Du Deinen Arbeitsalltag erfolgreich meisterst

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„Man sagt immer, die Lebenszeit sei zu kurz. Allein der Mensch kann vieles leisten, wenn er sie recht zu nutzen weiß.“ – Johann Wolfgang von Goethe

Kommt Dir folgende Situation vielleicht bekannt vor? Du sitzt an Deinem Schreibtisch, blickst einem leeren Word-Dokument entgegen und fragst Dich, wie Du am besten Deine Gedanken niederschreiben kannst?

Stunde um Stunde vergeht und die Seiten wollen sich einfach nicht füllen. Langsam wird die Zeit knapp. Die ersten Schweißperlen fahren Dir wie kalte Regentropfen über die Stirn. Der Druck steigt. In Deiner Brustgegend macht sich immer mehr eine innere Unruhe breit.

Ist es für Dich überhaupt noch möglich, die Deadline rechtzeitig einzuhalten und Deinen Arbeitsauftrag erfolgreich abzuschließen? Oder musst Du wieder Überstunden einlegen, damit es keinen Stress mit dem Chef gibt?

Es ist nicht immer ganz einfach auf Knopfdruck produktiv zu sein. Als Texter bin ich mit diesem Problem bestens vertraut. Auch ich saß in der Vergangenheit oft vor einem leeren Blatt Papier und starrte stundenlang Löcher in die Luft.

Über die Jahre konnte ich mir jedoch ein Repertoire an nützlichen Techniken und Arbeitsmethoden aneignen, mit denen ich meine Produktivität steigern konnte. Insgesamt 5 dieser effizienten Arbeitsmethoden möchte ich Dir in diesem Artikel vorstellen, die auch Du spielend leicht in Deinen Arbeitsalltag integrieren kannst.

Produktivität stärken

Produktivität stärken: 5 effiziente Methoden für mehr Leistung am Arbeitsplatz

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Störquellen beseitigen

„Die meisten Menschen arbeiten nicht an einer Aufgabe, sondern um sich zu beschäftigen und sich abzulenken.“ – Nikolaus B. Enkelmann

Lässt Du Dich manchmal auf der Arbeit viel zu leicht von Belanglosigkeiten ablenken? Treten in Deinem Arbeitsalltag gelegentlich Störquellen auf, die Dich in Deiner Produktivität einschränken?

Auch ich bin mit diesem Problem bestens vertraut. Mir fiel es häufig schwer den Fokus ausschließlich auf den jeweiligen Arbeitsauftrag zu richten. Ständig kam etwas dazwischen, das mich aus der Bahn warf. Das Problem: Unbearbeitete Akten und Ordner stapelten sich turmhoch auf meinem Schreibtisch.

Ich begann mich zu fragen, warum ständig dieser Arbeitsstau zustande kam. Schließlich konnte ich an anderen Tagen schnell und effizient meine Arbeitsaufträge ausführen und gemütlich in den Feierabend starten.

Also stellte ich mir eine Liste mit Störquellen zusammen, die höchstwahrscheinlich meine Produktivität einschränkten. Dabei kam ich zu dem Ergebnis, dass es die scheinbar kleinen Dingen waren, die sich als extrem große Zeitfresser herausstellten.

Die Wurzel allen Übels war mein Smartphone. Es verging kaum eine Minute, in der ich dem kleinen elektronischen Wegbegleiter keine Aufmerksamkeit schenkte. Facebook, Twitter und WhatsApp und die dazu gehörenden Katzenvideos sind manchmal eben interessanter als lange und zähe Aktenordner.

Um produktiver arbeiten zu können, beschloss ich daher mein Smartphone fortan auszuschalten, sobald ich das Büro betrat. Am Anfang war es wirklich schwer, dem Drang zu widerstehen das Smartphone aus zu lassen. Doch dann dachte ich mir: „Die Katzenvideos bekommen auch ohne mich ihre Likes.“

Ein anderer Zeitfresser, der meine Produktivität stark einschränkte, waren die vielen kleinen Gespräche mit meinen netten Kollegen. So sehr ich jeden kleinen Plausch genoss, hinderten sie mich dennoch daran meine Arbeit effizient auszuführen.

Also beschloss ich fortan mit meinen Kollegen nur noch in den eigentlichen Pausen auszutauschen, oder nach Feierabend in aller Ruhe einen grünen Tee trinken zu gehen. Auf diese Weise hatten wir uns viel mehr zu erzählen und zudem konnte man jede kleine Anekdote mehr genießen.

Hast Du auch Störquellen in Deinem Arbeitsalltag, die Deine Produktivität einschränken? Dann erstelle doch ganz bequem eine Liste und überlege Dir, wie sich die entsprechenden Störquellen beseitigen lasen, damit Du Deine Produktivität steigern kannst.

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Strukturiertes Zeitmanagement

„Es ist nicht zu wenig Zeit, die wir haben, sondern es ist zu viel Zeit, die wir nicht nutzen.“ – Lucius Annaeus Seneca

Wie beginnst Du Deinen Arbeitsalltag? Hast Du eine konkrete Vorgehensweise und ein klares Ziel, sobald Du Platz an Deinem Schreibtisch nimmst?

Neben der Beseitigung von lästigen Störquellen ist es nämlich überaus wichtig ein strukturiertes Zeitmanagement in den Arbeitsalltag zu integrieren. Wenn Dir insbesondere letzteres gelingt, wirst Du Deine Produktivität steigern und entspannt den wohlverdienten Feierabend genießen können.

Mit der folgenden Schritt für Schritt Anleitung wirst Du Deinen Arbeitsalltag in Zukunft viel besser planen und Deine Produktivität stärken können.

1. Die Vorbereitung: Plane in Zukunft kurz vor Feierabend den nächsten Arbeitstag schriftlich. Welche konkreten Aufgaben willst Du am nächsten Tag erledigt haben? Dabei ist es wichtig, dass Du Zeit für Routineaufgaben und Unerwartetes einplanst. Abschließend legst Du Deine Tages-To-Do-Liste auf Deinen Tastatur und gehst in den wohlverdienten Feierabend.

2. Prioritäten setzen: Ordne Deine Aufgaben nach Prioritäten. Es empfiehlt sich den Arbeitsalltag immer mit der wichtigsten Aufgabe (die in vielen Fällen die unangenehmste ist) zu beginnen. Damit Du den Kopf frei hast, solltest Du diese nicht vor Dich herschieben. Bei uns im Büro nennen wir diese Vorgehensweise das „Kill-The-Frog-Prinzip“. 🙂

3. Zusammenfassen: Aufgaben ähnlicher Art (Telefonate, Emails, Meetings usw.) solltest Du in Blöcke zusammenfassen. Das erhöht den Fokus auf den jeweiligen Arbeitsschwerpunkt und führt dazu, dass Du produktiver arbeitest.

4. Vereinfachen: Unterteile komplexe Aufgabenfelder (Projektplanung, Marketingkampagnen, Etatplanung usw.) in kleine Schritte. In diesem Zusammenhang solltest Du ebenfalls auf die Reihenfolge der Prioritäten achten.

5. Deadlines: Mache es Dir zur Gewohnheit mit Deadlines zu arbeiten. Unter einer Deadline versteht man einen Termin, der bis zu einer bestimmten Frist erledigt sein muss. Der Vorteil: Mit einer Frist hast Du immer ein klares Ziel vor Augen.

6. Belohnungen: Nach getaner Arbeit darfst Du Dich gerne belohnen. Was die Belohnung ist, bleibt vollkommen Dir überlassen. Auf mich wartet beispielsweise fast jeden Abend ein leckerer Erdbeerjoghurt, den ich genüsslich verspeise.

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Ordnung schaffen

„Unsere vorherrschende Stimmung hat mehr mit Erfolg oder Fehlschlag jedes Unternehmens zu tun als irgend etwas sonst.“ – Prentice Mulford

Fühlst Du Dich eigentlich wohl, wenn Du morgens in Dein Büro kommst und Platz an Deinem Schreibtisch nimmst? Oder würdest am liebsten gleich wieder umdrehen und nach Hause gehen?

Viele Schreibtischarbeiter, mir ging es da lange Zeit nicht anders, verbinden negative Gefühle mit ihrem Arbeitsplatz. Das hat in vielen Fällen damit zu tun, dass der Arbeitsplatz oftmals nicht ordnungsgemäß optimiert wurde.

Was bedeutet ordnungsgemäß optimiert in diesem Zusammenhang überhaupt? Für mich ist es immer wichtig, dass ich mich dort wohl fühle, wo ich mich gerade aufhalte. Wenn beispielsweise in meinem Wohnzimmer überall Klamotten umherfliegen, fällt es mir schwer zu entspannen und den Tag zu genießen. Ähnlich verhält es sich mit meinem Arbeitsplatz.

An aller erster Stelle steht bei mir die Ordnung. Sobald Akten, Ordner und lose Blätter überall umher fliegen, packt mich eine innere Unruhe, die mir meine Konzentration raubt und mich nicht fokussiert arbeiten lässt. Daher habe ich ein simples aber hocheffizientes System in meinen Arbeitsalltag integriert, mit dem ich meine Produktivität stärken kann.

Zunächst werden alle Unterlagen, die nicht unmittelbar benötigt werden in die Schubladen verfrachtet. Dann erstelle ich einen (kleinen) Stapel an Unterlagen, die ich systematisch durcharbeite. Neben dem Stapel befindet sich ein Schreibblock für eventuelle Notizen. In dem Zeitraum, in dem ich meine Unterlagen durcharbeite, bleibt der PC grundsätzlich aus. Das Flackern des Bildschirms würde an dieser Stelle nur stören und mich vom produktivem Arbeiten abhalten.

Sobald ich meine Unterlagen durchgearbeitet habe, verfrachte ich auch diese in die Schublade. Erst jetzt mache ich meinen PC wieder an. Vor mir liegt lediglich mein mit Notizen beschrifteter Schreibblock. Dann geht es auch schon los. Nachdem ich meine Texte geschrieben habe, werden diese in den entsprechenden Ordner abgelegt. Die Notizen (vielleicht werden sie eines Tages wieder benötigt) werden entsprechend eingeheftet und abgelagert.

Kurz vor Feierabend lege ich mir dann die entsprechenden Unterlagen für den nächsten Tag bereit. Daneben liegt selbstverständlich meine To-Do-Liste. Wenn ich dann am nächsten Morgen in mein Büro komme, muss ich mir die Unterlagen nicht erst zusammen suchen und kann gleich produktiv in den Tag starten.

Oft bleibt auf diese Weise auch immer ein Puffer für unvorhergesehene Dinge (die immer zum Arbeitsalltag dazu gehören) übrig. Wenn Du mehr zu diesem Thema erfahren willst, empfehle ich Dir einen weiteren beliebten Artikel aus unserem Blog, mit dem das Chaos am Arbeitsplatz beseitigen kannst:
Schreibtisch organisieren: Eine einfache 9-Schritte Anleitung gegen das Chaos am Arbeitsplatz”

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Ausgleichssport treiben

„Der Körper ist die Übersetzung der Seele ins Sichtbare.“ – Christian Morgenstern

Hast Du gewusst, dass 45% der Erwachsenen in Deutschland keinen Sport treiben? [1] Das ist nahezu jeder zweite Bundesbürger. Die daraus resultierenden Folgen für die Gesundheit und die Lebensqualität sind erheblich.

Bluthochdruck, Übergewicht, Rückenleiden, Herzkrankheiten, Allergien und eine verminderte geistige Leistungskraft sind auf diese Weise regelrecht vorprogrammiert.

Laut WHO sterben in Europa jährlich 600.000 Menschen an Bewegungsmangel [2]. Das entspricht etwa der Einwohnerzahl von Düsseldorf. Innerhalb von 20 Jahren steigt das Sterberisiko sogar um 56%. Zum Wohle der Gesundheit sollte man daher dieser alarmierenden Tatsache unbedingt vorbeugen.

Um deine körperliche und geistige Gesundheit zu steigern, brauchst du kein Leistungssportler zu sein. Vollkommen ausreichend sind 2-3 bequeme Sporteinheiten von etwa 30 bis 45 Minuten in der Woche. Bereits nach einem Monat sind erste weitreichende Veränderungen festzustellen.

Um Dir vor Augen zu führen, welche Vorteile Sport für Körper und Geist hat, habe ich Dir die wichtigsten Punkte übersichtlich zusammen gestellt:

  • Risiko für Übergewicht: Ein körperlich aktiver Lebenswandel trägt erheblich dazu bei, Übergewicht dauerhaft zu vermeiden.
  • Verringertes Diabetesrisiko: Regelmäßige Sporteinheiten tragen dazu bei, dass die Blutzuckerwerte im Normalbereich bleiben. Darüber hinaus ist die Wahrscheinlichkeit an Diabetes zu erkranken um etwa 40-50% verringert.
  • Risiko für Herzerkrankungen: In Bezug auf unser Herz sind regelmäßige Sporteinheiten Goldwert. Die Wahrscheinlichkeit an Herzleiden zu erkranken sinkt auf 50%.
  • Verringerte Muskel- und Knochenkrankheiten: Sport trägt nachhaltig zur Stärkung von Muskeln, Sehnen, Bändern und Knochen bei. Gerade dieser Punkt ist für Schreibtischarbeiter wichtig, die viele Stunden ihres Lebens in einer ungesunden körperlichen Haltung verbringen.
  • Verstärkte geistige Leistung: Sport beflügelt das geistige Wohlbefinden und hilft uns zudem leichter mit Stress umzugehen. Allgemein werden durch Sport unsere kognitiven Fähigkeiten gestärkt, weshalb wir besser Entscheidungen treffen und planen können. Darüber hinaus ist Sport ein Schmiermittel für unser Kurzzeitgedächtnis. [3]

Welche Sportarten sind besonders zu empfehlen? Geeignet sind besonders Sportarten, die den gesamten Körper trainieren. Besonders bewährt hat sich in diesem Zusammenhang Joggen, Inlineskaten, Nordic Walking oder Schwimmen.

Solltest Du nicht viel Freizeit besitzen, um einer Sportart dauerhaft nachgehen zu können, kannst Du dennoch kleinere Sporteinheiten in Deinen Arbeitsalltag integrieren, die Du ganz gemütlich und ohne großen Zeitaufwand von Deinem Arbeitsplatz aus ausführen kannst.

Dazu eignet sich beispielsweise das von unserem Ergotopia-Team entwickelte Mini-Workout. Dieses kannst Du Dir kostenlos herunterladen und gleich jetzt ganz entspannt in eine gesunde Zukunft starten.

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Den Kopf frei machen

„Was ist der Körper, wenn das Haupt ihm fehlt?“ – William Shakespeare

Arbeitest Du an manchen Tagen überdurchschnittlich viel und dennoch kommt selten das erhoffte Ergebnis dabei raus?

Viel Arbeiten bedeutet nicht immer unbedingt gut Arbeiten. Der Mensch braucht regelmäßige Pausen, um sich zu regenerieren und um neue geistige Kraft zu tanken. Denn nur dann kann er voller Tatendrang an sein Werk schreiten.

Bewährt haben sich bei mir in diesem Zusammenhang einfache Meditationsübungen. Regelmäßiges Meditieren reduziert nachweislich Muskelverspannungen, verlangsamt die Atmung und macht den Kopf wieder frei. In seiner Gesamtheit sorgen regelmäßige Meditationsübungen für mehr emotionales Wohlbefinden. [4] Emotionales Wohlbefinden wiederum wirkt sich auf die Produktivität und somit auf die Leistungskraft aus.

Aus diesem Grund solltest Du in Zukunft regelmäßige Meditationsübungen in Deinen Arbeitsalltag integrieren. Dazu benötigst Du keine Vorkenntnisse. Damit Du auch gleich loslegen kannst, habe ich eine einfache Meditationsübung für Dich vorbereitet, die Du jeder Zeit ganz einfach ausführen kannst – auch im Büro!

Fazit: Produktivität stärken – Leistung am Arbeitsplatz und Erfolg im Berufsleben ist planbar

„Das Geheimnis des Erfolges liegt in der Beständigkeit des Ziels.“ – Benjamin Disraeli

In diesem Artikel hast Du erfahren, wie Du durch die Anwendung simpler Methoden Deine Produktivität stärken kannst. Ich hoffe sehr, dass die beschriebenen Tipps und Methoden Dir dabei geholfen haben mehr Leistung am Arbeitsplatz zu erbringen.

Solltest Du noch Fragen zu den jeweiligen Punkten haben, kannst Du das Ergotopia-Team jederzeit gerne anschreiben. Wir helfen dir gerne weiter. Zögere daher nicht Dich bei uns zu melden. Wir freuen uns immer von unseren Lesern zu hören. 🙂

Suchst Du noch nach weiteren Möglichkeiten, um Deine Produktivität zu steigern? Dann wirft doch einen Blick auf unsere beliebte Infografik „10 Produktionsweisheiten erfolgreicher Persönlichkeiten.“

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[1] S. Schwarz, M. Halle: „Laufen, bis der Blutdruck sinkt!“. In: MMW-Fortschr. Med., Nr. 47 / 2006

[2] Ärztliche Praxis«, 28. November 2006, S. 5, „Bewegungsmangel killt jährlich 600.000 Europäer“

[3] Biddle, S.J.H., Fox, K.R., & Boutcher, S.H. (2000). Physical activity and psychological well-being. London: Routledge.

[4] http://www.mbsr-training-hamburg.de/pdfs/BR-online_Geist_ueber_Materie.pdf

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von Branko Dacevic

Branko studierte Deutsch und Geschichte auf Lehramt an der RWTH in Aachen. Während seinem Studium entwickelte er ein leidenschaftliches Interesse am Schreiben von Texten, die das Leben seiner Mitmenschen bereichern sollen. Als freier Angestellter arbeitet er zur Zeit für verschiedene Unternehmen im Bereich der Persönlichkeitsentwicklung und Gesundheit. Seine große Leidenschaft gilt dem Reisen und kennenlernen neuer Länder und Kulturen. Sein Motto: „Jeder Mensch trägt alle nötigen Ressourcen in sich, um Großes zu schaffen.“

Kostenlos: Rückengesund in 5 Minuten pro Tag!

Mit diesem Mini-Workout wirst Du unangenehme Nacken- und Rückenschmerzen während der Arbeit los!

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