Zeitmanagement Methoden – 3 effektive Techniken, mit denen Du Deinen Alltag spielend leicht meistern kannst

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„Ach wie eilet die Zeit! Wer lehrt mich die göttliche Weisheit, jedem Moment zu geben, was jeder Moment von mir fordert?“ – Johann Kaspar Lavater

Beschwerst Du Dich manchmal darüber, dass Du kaum Zeit hast, um ordnungsgemäß Deinen Aufgaben im Alltag und Arbeitsleben nachzukommen?

Wir leben in einer turbulenten Zeit. Die Doppelbelastung von Familien- und Arbeitsleben ist ein Novum der Postmoderne. Neben alltäglichen Aufgaben wie dem Einkauf, Behördengängen und Familienausflügen nehmen darüber hinaus die Anforderungen im Arbeitsleben kontinuierlich zu.

Am Ende des Tages fühlen wir uns dann häufig frustriert, gestresst und überfordert. Damit Dir in Zukunft diese Probleme erspart bleiben, habe ich für Dich 3 effiziente Zeitmanagement Methoden vorbereitet, die Dir dabei helfen werden Deinen Alltag erfolgreich zu meistern.

Die jeweiligen Methoden sind ganz einfach und ohne Vorkenntnisse anzuwenden. Sie eignen sich hervorragend sowohl für Dein Privat- als auch Dein Arbeitsleben. Lass uns daher keine Zeit verschwenden und gleich ohne Umschweife loslegen. Auf geht´s! 🙂

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Das Eisenhower Prinzip

„Es ist nicht zu wenig Zeit, die wir haben, sondern es ist zu viel Zeit, die wir nicht nutzen.“ – Lucius Annaeus Seneca

Eine effiziente Methode, mit der Du Deine knapp bemessene Zeit effizient nutzen kannst, ist das Eisenhower-Prinzip. Diese Technik wurde vom ehemaligen Alliierten General und späteren US-Präsidenten Dwight D. Eisenhower entwickelt. Er selbst nutze die Methode zur Planung militärischer Manöver und politischer Schachzüge. Später wurde die Technik von einigen schlauen Köpfen dazu verwendet, um den Arbeitsalltag zu modifizieren.

Wie funktioniert das Eisenhower Prinzip denn nun? Bei dem Eisenhower Prinzip geht es darum anstehende Aufgaben in entsprechende Kategorien einzuteilen. Durch diese Vorgehensweise sollen im Laufe des Arbeitsprozesses wichtige Aufgaben priorisiert und unwichtige Aufgaben aussortiert werden [1]. Hauptaufgabe der Methode besteht demnach darin, Wichtiges von Unwichtigem zu trennen, sodass für den Erfolg ausschlaggebende Aufgaben als Erstes abgearbeitet werden.

In diesem Zusammenhang werden anfallende Aufgaben anhand von Wichtigkeit und Dringlichkeit in vier Quadranten aufgeteilt: Wichtig und dringend (A1), wichtig und nicht dringend (B2), nicht wichtig und dringend (C3) sowie nicht wichtig und nicht dringend (D4).

Aufgaben im Quadranten A1 müssen sofort selbst erledigt werden, Aufgaben im Quadranten B2 müssen zeitnah terminiert und dann selbst erledigt werden, Aufgaben im Quadranten C3 können an kompetente Mitmenschen delegiert werden und Aufgaben im Quadranten C4 müssen nicht erledigt werden und können deshalb getrost in den Papierkorb wandern.

Leg daher gleich los und unterteile Deine alltäglichen Aufgaben in die entsprechenden Quadranten. Damit Dir das leichter fällt, habe ich eine entsprechende Vorlage benutzt, die Du gerne für Deine Eisenhower Matrix nutzen darfst. Einfach ausdrucken und loslegen.

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Wenn Du Deine Produktivität am Arbeitsplatz zusätzlich stärken willst, empfehle ich Dir auf Folgendes zu achten:

  1. Beseitige alle Störquellen
  2. Strukturiere Dein Zeitmanagement
  3. Organisiere Deinen Schreibtisch
  4. Treibe Sport zum Ausgleich
  5. Achte auf Deine Work-Life-Balance und mach Deinen Kopf frei

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Die A-L-P-E-N Methode

„Zeit hätten wir genug, aber wir lassen sie uns allzu leicht stehlen – und sind noch stolz darauf, keine Zeit zu haben.“ – Ernst Ferstl

Eine weitere Möglichkeit, mit der Du Deine Zeit effizient einteilen kannst, ist die Alpen-Methode. Diese vom deutschen Redner und Autor Lothar J. Seiwert entwickelte Technik hat sich bereits in sehr vielen Fällen als hocheffizient erwiesen. Auch ich nutze diese wirkungsvolle Methode zur effizienten Zeiteinteilung in den meisten Fällen.

Was ist die Alpen-Methode? Die Methode bietet die Möglichkeit anfallende Aufgaben innerhalb kürzester Zeit zu bestimmen. [2] Täglich nimmt die Methode lediglich wenige Minuten in Anspruch. Alles was du benötigst, sind ein Stift und ein Blatt Papier und schon kann es losgehen. Die Methode besteht aus fünf wesentlichen Elementen. Diese sind:

  1. Aufgaben, Termine und Aktivitäten
    Notiere all Deine Aufgaben für den Tag in einer ToDo-Liste. Ich nutze hierzu z.B. das kostenlose Online-Tool Meistertask.
  2. Länge der Aufgaben, Termine und Aktivitäten
    Schreibe jeweils daneben in die 2. Spalte, wieviel Zeit die jeweilige Aufgabe in Anspruch nehmen wird.
  3. Pufferzeiten für ungeplante Ereignisse
    Das beste Beispiel warum man Puffer einplanen sollte, kennst Du sicherlich auch: BERliner Flughafen
  4. Entscheidungen treffen
    Hier kannst Du das Eisenhower-Prinzip nutzen und die Aufgaben priorisieren bzw. aussortieren.
  5. Nachkontrolle erfüllter Aufgaben
    Prüfe am Ende des Tages, ob Deine Planung realistisch war und passe Deine Strukturen für die nächsten Tage entsprechend an.

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Die A-B-C Analyse

„Keine Zeit zu haben, ist nur das Verschleiern von eigenen Prioritäten.“ – Damaris Wieser

Widmen wir uns zum Abschluss der letzten Methoden – Die ABC-Analyse! Bei der ABC-Analyse handelt es sich um ein betriebswissenschaftliches Verfahren, mit dem anstehende Aufgaben ihrer Wichtigkeit nach geordnet werden sollen. [3]

Dabei wird zwischen den Klassen A, B und C unterschieden. Auf diese Weise sollen wesentliche Aufgaben von unwesentlichen getrennt werden. Besonders wichtig ist in diesem Zusammenhang die A-Klasse. Diese macht etwa 80% Deines Erfolges aus.

Bei einem Unternehmen gehören beispielsweise die Kunden oder Produkte zu dieser Klasse, die 80% des Umsatzes erzeugen.

Die B-Klasse hingegen sind Aufgaben, die zwar erledigt werden müssen aber nicht unbedingt ins Gewicht fallen. Diese umfassen einen Wert von etwa 15%. Achte bitte darauf, dass Du auch diesen Aufgaben Deine unmittelbare Aufmerksamkeit schenkst, sobald Du Deine wichtigsten Aufgaben erledigt hast.

Die C-Klasse Aufgaben umfassen eine Wichtigkeit von etwa 5%. Das sind meistens Aufgaben, die nur minimal ins Gewicht fallen und Deinen Erfolg kaum behindern. Dennoch solltest Du auch diese 5% nicht vernachlässigen, da sie den Unterschied zwischen guter und herausragender Leistung bestimmen.

Diese Methode eignet sich insbesondere für Menschen, denen es schwer fällt die richtigen Prioritäten zu treffen. Ich persönlich hatte früher die schlechte Angewohnheit direkt Emails zu beantworten, die zu dem Zeitpunkt keine Relevanz besaßen. Die Folge: Wichtige Aufgaben blieben auf der Strecke und ich geriet in große Zeitnot.

Im Studium hatte ich eine weitere schlechte Angewohnheit. Jedes Mal, wenn Klausuren anstanden und ich eigentlich lernen sollte, begann ich mein Zimmer zu putzen. Du kannst Dir sicherlich vorstellen, wie sich das auf meine Noten und die Panik in die ich geriet, auswirkte.

Daher rate ich Dir aus eigener Erfahrung, dass Du Dich stets darum bemühst die wichtigsten und dringlichsten Prioritäten an die erste Stelle zu setzen, damit Dir Zeitnot erspart bleibt. Sobald Du dann alle wichtigen und dringlichen Aufgaben erledigt hast, kannst Du gerne einen ausgiebigen Frühjahrsputz starten und Deine Wohnung wieder auf Vordermann bringen.

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Weitere Zeitmanagement-Methoden:

  • Pomodoro-Technik
    Arbeite 45-90 Minuten hochfokussiert an nur einer einzigen Aufgabe. Alle anderen Störfaktoren sollten eliminiert werden. Danach braucht Dein Gehirn kurz Pause. Ich verbinde diese Technik mit den folgenden zwei Prinzipien und arbeite seitdem wesentlich produktiver.
  • Ergonomie-Formel
    Rückenexperten empfehlen 45 Minuten dynamisch auf einem beweglichen Bürostuhl zu sitzen, dann 10 Minuten im Stehen zu arbeiten und 5 Minuten pro Stunde aktiv umher zu laufen. Dieses Prinzip beugt Rückenschmerzen aktiv vor, regt den Stoffwechsel und die Durchblutung im Gehirn an und fördert somit Deine Konzentration.
  • Pausen machen
    Wer glaubt, er könne stundelang mit gleichbleibender Produktivität arbeiten, unterliegt einem gewaltigen Irrtum. Nach spätestens 90 Minuten benötigt Dein Kopf eine Pause. Am besten verbindest Du diese mit Bewegung an der frischen Luft und tankst Sauerstoff für neue Geistesblitze

Fazit: Dein Arbeits- und Privatleben ist mit den richtigen Zeitmanagement Methoden effizient planbar

„Die Zeit ist unendlich lang und ein jeder Tag ein Gefäß, in das sich sehr viel eingießen läßt, wenn man es wirklich ausfüllen will.“ – Johann Wolfgang von Goethe

Mit den in diesem Artikel beschriebenen Methode bekommst Du Deinen Arbeitsalltag wieder komplett in den Griff. Gerne kannst Du die beschriebenen Methoden nach Deinen persönlichen Vorstellungen miteinander kombinieren. Finde einfach heraus, was Dir am besten liegt und wie Du Deinen Tag am besten organisieren kannst.

Wenn Du noch weitere interessante Methoden kennst, mit denen man seinen Arbeitsalltag modifizieren kann, dann darfst Du Dich gerne bei unserem Ergotopia-Team melden. Wir freuen uns über Deine anregenden Tipps.

Achte bitte jetzt aber auch unbedingt darauf, dass Du Dich jetzt nicht nur ausschließlich in Arbeit stürzt. Zu dauerhafter Erholung gehört auch, dass Du Dich regenerierst und genügend Bewegung in Deinen Arbeitsalltag integrierst. Gerade bei Schreibtischarbeitern ist Bewegung oftmals ein ganz großes Manko.

Damit Dir in Zukunft dieses Problem erspart bleibt, kannst Du Dir an dieser Stelle ganz bequem und kostenlos unser Ergotopia Work-Out herunterladen. Diese kannst Du täglich ganz locker in Deinem Büro ausführen. Ganz besonderen Spaß macht es zusammen mit den Kollegen. Da gibt es immer viel zu lachen.

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[1] Stephen R. Covey: Focus. Achieving your highest priorities. Brilliance Audio, 2012

[2] Seiwert und Tracy: Life-Leadership. So bekommen Sie Ihr Leben in Balance. 2. Auflage. Gabal Verlag, Offenbach

[3] Dickie, H. Ford: ABC Inventory Analysis Shoots for Dollars, not Pennies. In: Factory Management and Maintenance, 6(1951)109, pp. 92–94

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von Branko Dacevic

Branko studierte Deutsch und Geschichte auf Lehramt an der RWTH in Aachen. Während seinem Studium entwickelte er ein leidenschaftliches Interesse am Schreiben von Texten, die das Leben seiner Mitmenschen bereichern sollen. Als freier Angestellter arbeitet er zur Zeit für verschiedene Unternehmen im Bereich der Persönlichkeitsentwicklung und Gesundheit. Seine große Leidenschaft gilt dem Reisen und kennenlernen neuer Länder und Kulturen. Sein Motto: „Jeder Mensch trägt alle nötigen Ressourcen in sich, um Großes zu schaffen.“

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Ein Kommentar zu “Zeitmanagement Methoden – 3 effektive Techniken, mit denen Du Deinen Alltag spielend leicht meistern kannst

  1. Anna sagt:

    „Es ist nicht zu wenig Zeit, die wir haben, sondern es ist zu viel Zeit, die wir nicht nutzen.“ Ich habe das Gefühl, dass J. K. Lavater es über mich erzählt hat… 😉 Ständig zu wenig Motivation, ständig zu viel Arbeit, aber zugleich zu viel vergeudete Energie, Zeit… Das ist für mich deprimierend, wie Teufelskreis. Aber ich muss sagen, dass ihr Blog für mich wie eine wahre Fundgrube ist. Nicht nur die Tipps zum Thema Zeitmanagement, sondern die Informationen für solche Personen, die sitzende Lebensweise führen (wie ich – Arbeit am Computer, von Morgen bis Abend) und viele andere. Vielen Dank! Ich hoffe, dass ich dank Ihnen mein Leben endlich ändern werde. Der Liste würde ich noch eine Position hinzufügen, und zwar Scrum und Kanban – das sind sehr interessante Lösungen, wenn es sich um Zeit- und Projektmanagement handelt. Nochmals vielen Dank für Beiträge! Tschüss! 🙂

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