Schreibtisch organisieren: Eine einfache 9-Schritte Anleitung gegen das Chaos am Arbeitsplatz

Schreibtisch organisieren

„Ich würde gern Ordnung halten, doch wo faß ich sie an?“– Elvira Lauscher

Diese Frage hast Du Dir vielleicht auch schon öfter gestellt, während Du haareraufend auf den riesigen Stapeln an Dokumenten, Schreibwaren und Zettel auf Deinem Schreibtisch geschaut hast.

Wo lag denn nochmal das zu bearbeitende Dokument, welches in einer halben Stunde für das wöchentliche Meeting fertig sein muss?

Allmählich bricht Panik in Dir aus. Dabei warst Du Dir gestern noch so sicher, dass Du es genau an diese Stelle des Schreibtisches gelegt hast. Vielleicht hat Dir Dein heimtückischer Arbeitskollege einen Streich gespielt?

Pssst… darf ich Dir mal was verraten? Ich glaube, niemand anderes als Dein unterbewusstes, chaotisches Ich hat Dich in diese brenzlige Situation gebracht.

Vielleicht solltest Du Dir demnächst Zeit nehmen, um Deinen Schreibtisch zu organisieren. Denn man munkelt, dass der Schreibtisch einiges über die Arbeitsweisen einer Person aussagt.

Eine Studie ergab:

83% der Chefs glauben, dass Mitarbeiter, deren Arbeitsplatz ungeordnet ist, weniger professionell arbeiten.

Diese Ansicht vertrete ich zwar nicht unbedingt, doch trotzdem ist es nicht verkehrt, ein wenig Ordnung auf dem Schreibtisch zu halten.

Die Vorteile eines geordneten Schreibtisches liegen klar auf der Hand:

  • Du findest Deine Arbeitsmaterialien schneller und ersparst Dir eine Menge Zeit
  • Deine Produktivität und Konzentrationsfähigkeit erhöht sich, da Du Deine Arbeit nicht mit Suchaktionen unterbrechen musst
  • Du hast mehr Bewegungsspielraum
  • Du wirfst nicht aus Versehen etwas weg
  • Du machst einen besseren Eindruck auf Kunden und Arbeitskollegen

Mit meiner 10-Schritte-Anleitung für einen perfekt organisierten Schreibtisch wirst Du Dich zukünftig in Deinem Büro wohler fühlen und sicherlich auch stressfreier arbeiten können.

Und nun? Nun packen wir das Chaos am Kragen und beseitigen gemeinsam das lästige Durcheinander auf Deinem Schreibtisch!

Doch vorerst möchte ich Dir sechs Schreibtisch-Typen vorstellen, welche die britische Verhaltenspsychologin Donna Dawson nach einer Analyse von über hundert Schreibtischen ermittelt hat.

Vielleicht findest Du Dich, Deine Kollegen oder Deinen Chef ja irgendwo wieder. Ich musste jedenfalls schmunzeln. 😉

Zu welchem Schreibtisch-Typen gehörst Du?

1. Der Business-Tisch

Bei diesem Schreibtisch-Typen ist die Anordnung der Utensilien genauestens durchdacht und geplant. Alles hat seinen zugewiesenen Platz, alle Gegenstände sind ergonomisch angeordnet und in greifbarer Nähe. Keine herumfliegenden Zettel, keine persönlichen Gegenstände.

Es scheint, als hätte dieser Schreibtisch-Nutzer alle Details im Voraus aufs Kleinste berechnet. Wer hier nach Makeln sucht, sucht vergebens.

Bedeutung: Laut Dawson leidet dieser Schreibtisch-Typ gelegentlich an Stimmungsschwankungen. Er ist auf sozialer Ebene etwas unsicher und möchte dies mit seinem Organisationstalent kompensieren.

Dies wird auch von seinen Mitarbeitern sehr geschätzt – denn auf ihn ist zu 100% Verlass. Seine Arbeit beherrscht er perfekt, doch fällt es ihm hin und wieder schwer, Makel anderer zu akzeptieren.

2. Der organisierte Chaos-Tisch

Hier ein paar Notizzettel, dort liegen ein paar Stifte verteilt und rechts zwei Handys, falls bei einem mal der Akku ausgehen sollte. Auch unter seinem Tisch befindet sich ein Stapel an Unterlagen.

Was auf den ersten Blick etwas chaotisch aussieht, hat ein geordnetes System. Denn bei diesem Schreibtisch-Typen müssen die Utensilien für den Fall der Fälle immer griffbereit sein.

Bedeutung: Dieser Schreibtisch-Typ ist ein liebenswerter Workaholic, der ständig unter Strom zu stehen scheint. Er macht häufig einen gestressten Eindruck, da er unter permanenten Zeitdruck leidet – was auch das Chaos auf seinem Schreibtisch erklärt.

Dieser Mitarbeiter ist brillant im Brainstorming und für viele verschiedene Aufgaben flexibel einsetzbar.

3. Der kreative Chaos-Tisch

Ob Bücherstapel, Post-its,verschiedene Terminkalender oder ungespülte Kaffeetassen von vorgestern – hier gibt es die spannendsten Sachen zu entdecken!

Was auf den ersten Blick wie ein riesigen Wirrwarr erscheint, unterliegt einer klaren Intention: Dieser Schreibtisch-Typ möchte seine Vielseitigkeit und Kreativität zum Ausdruck bringen.

schreibtisch-organisieren

Bedeutung: Dieser Mitarbeiter hat zahlreiche Interessen und ist daher ein Querdenker.
Er bringt viele inspirierende Ideen in Meetings mit ein und hat eine höchst kreative Ader.

Auch unter seinen Kollegen ist er sehr beliebt, da er ein lebhafter und offenherziger Mensch ist. Allerdings lässt er sich gerne mal ablenken und erledigt seine Aufgaben nicht immer sorgfältig genug.

4. Der geheimnisvolle Vorzeigetisch

Außer dem Allernötigsten lässt sich auf diesem Tisch aber auch wirklich gar nichts finden – keine persönlichen Gegenstände, keine herumfliegenden Notizzettel. Nichts, womit sich der Schreibtisch-Besitzer strafbar machen könnte.

Der Schreibtisch dient der reinen Funktionalität und vermittelt den Eindruck von Kontrolle und Professionalität.

Bedeutung: Dieser Mitarbeiter verfügt über eine doppelte Identität: Zwar kommt er sehr gut mit seinen Kollegen zurecht, doch keiner hat das Gefühl, ihn gut zu kennen.

Für seine Kollegen ist er ein unnahbares Geheimnis, auch wenn sie schon oft mit ihm Mittagessen waren. Zurück hinterm Schreibtisch trägt er eine professionelle Maske, die sich nur schwer durchschauen lässt.

5. Der Intimitäts-Schreibtisch

Liegen auf Deinem Schreibtisch viele persönliche Gegenstände?

Fotos von Deinem letzten Urlaub, Postkarten, persönlicher Terminkalender, Ipod, Deine Kosmetiktasche…die Arbeitsfläche ist so voll, dass Du gerade noch so Platz hast, die Maus ein paar Zentimeter hin und her zu bewegen.

Dann gehörst Du zu denjenigen, die ihren Schreibtisch als „Persönlichkeits-Erweiterung“ missbrauchen. Wahrscheinlich fühlst Du Dich nur mit all Deinen geschätzten Gegenständen wohl auf der Arbeit und ziehst aus Diesen Deine Inspiration.

Bedeutung: Diese Schreibtisch-Nutzer lieben es, Action zu haben. Sie sind immer auf der Suche nach den neuesten Herausforderungen und können Alltagsrountinen nur schwer ertragen, da sie ständig Unterhaltung benötigen.

Freundlichkeit, Redseligkeit und ein regelrecht anziehender Charme zeichnet diese Menschen aus. Doch Diskretion gehört nicht unbedingt zu ihren Stärken.

6. Der Trophäen-Schreibtisch

Die Arbeitsfläche dieses Schreibtisch-Nutzers ist voll mit Dokumenten und Gegenständen, welche seinen persönlichen sowie geschäftlichen Erfolg demonstrieren.

Hier eine Urkunde, dort sein letztes Arbeitszeugnis und neben seinem Schreibtisch stehen zwei vergoldete Pokale seiner letzten sportlichen Triumphe.

Bedeutung: Diese Schreibtisch-Typen sind geborene Team Leader. Sie sind sehr ehrgeizig und können es nur schwer ertragen, wenn sie ein Ziel mal nicht erreichen.

Es gibt für sie kaum was Schöneres, als von ihren Kollegen für ihre Erfolge geschätzt zu werden – kein Wunder, solche Mitarbeiter sind eine echte Bereicherung für Unternehmen.

Natürlich alles nur Stereotypen… 😉

Na, hast Du Dich in eine der sechs Schreibtisch-Typen erkannt?

An ihnen festnageln solltest Du Dich dennoch nicht, denn diese sind nur Stereotypen und etwas überzogen dargestellt. 😉

Legen wir nun mit meinen 10 Tipps für einen perfekt organisierten Schreibtisch los. Denn egal, zu welcher Kategorie Du Dich zuordnen kannst, ist es nicht verkehrt, ein durchdachtes System für die Schreibtisch-Ordnung zu haben.

Die Anordnung kann auch ein wichtiger Einflussfaktor für Deine Gesundheit sein, da sich durch die richtige Organisation auch Verspannungen vermeiden lassen. Aber lies einfach selbst.

Deine Kollegen werden erstaunt sein, wie strukturiert Du sein kannst! 😉

Mit dieser 10-Schritte Anleitung kannst Du mit wenig Aufwand Deinen Schreibtisch organisieren

1

Räume als erstes alle Gegenstände von Deinem Schreibtisch

Um Dir Spielraum für die Umorganisation zu geben, solltest Du vorerst alle Utensilien von Deinem Schreibtisch räumen. Dabei findest Du bestimmt allerhand interessante Sachen… zum Beispiel Deinen alten Lieblingskuli, den Du wochenlang gesucht hast oder spannende Briefzettelchen von Deiner letzten Konversation mit Deinem Kollegen.

So eine Umräumung kann besser als jeder Besuch im Schmökerladen sein. 😉

Hast Du alles beiseite geräumt, nehme Dir ein feuchtes Tuch und wische über Deine Tischfläche drüber.

2

Miste alle unnötigen Dokumente und Utensilien aus

Liegt nun ein unübersichtlicher Haufen an Papieren und Krimskrams vor Dir?

Um Dir ein wenig Zeit für die spätere Sortierung einzusparen, legst Du am besten je nach Bedarf verschiedene Dokumentstapel an und unterteilst diese nach:

a) Dokumente, die Du für zeitnah zu erledigende Aufgaben brauchst
b) Dokumente, die Du ständig benötigst
c) Dokumente, bei denen Du Dir nicht sicher bist, ob Du sie noch brauchst
d) Dokumente, die Du entsorgen kannst

Für alle Unterlagen, die auf Papierstapel c) gekommen sind, solltest Du Dir vornehmen, sie alle zwei Wochen zu entleeren. Dadurch wird Deine Zettelwirtschaft deutlich übersichtlicher.

Auch Deine Schreibutensilien haben eine Aussortierung nötig: Welche der Stifte benutzt Du wirklich regelmäßig und welche können in das Ablagefach kommen? Muss der Tacker immer auf Deinem Schreibtisch stehen? Wenn nein, dann weg damit in eine dunkle Kammer!

Kleine Empfehlung: Falls Du endgültig genug von der unübersichtlichen Zettelwirtschaft hast, lies Dir Lars Bobachs Tipps für ein papierloses Büro durch.

3

Verstaue Deine Utensilien anhand von Kategorisierungen in Sammelboxen bzw. Schreibtisch-Organizern

Kommen wir zum etwas spaßigeren Teil.

Schnapp‘ Dir ein Blatt Papier und einen Stift und überlege Dir, innerhalb welcher Kategorien Du die Sachen verstauen bzw. auf Deinem Schreibtisch anordnen könntest, um einen klaren Überblick zu behalten.

Eine sinnvolle Investition wären Dokumentboxen oder Schreibtisch-Organizer, denn dadurch lassen sich Gegenstände und Papiere übersichtlicher unterbringen.

Beschrifte die Boxen nun mit verschiedenen Kategorien, um zeitraubende Suchaktionen während der Arbeit zu vermeiden. So hast Du immer eine Übersicht, welche Materialien und Dokumente sich wo befinden.

4

Organisiere Deine Post mit einer Postablage

Bei den ganzen Briefen, die tagtäglich einfliegen, kann man schnell den Überblick verlieren. Besonders wenn es sich um Rechnungen handelt, verschwinden sie manchmal auf mysteriöse Art und Weise…

Damit Dir das nicht passiert, lege Dir eine Postablage zu und informiere Deine Kollegen darüber, dass sie sämtliche Briefe, die von Dir zu bearbeiten sind, ab jetzt immer in die Ablage einordnen sollen.

So lassen sich die Briefe schneller bearbeiten und es geht keiner unter den ganzen Stapeln verloren.

5

Verwende einen To-Do-Kalender bzw. ein Schreibtischbuch

Wie viele Post-its hast Du in Deinem Leben wohl schon verbraucht, um Dir Notizen zu machen?

Es gab schon Tage, an denen ich so viele Post-its an meinen Computerbildschirm gehängt habe, dass der Rand kaum mehr zu erkennen war. Eine ganz schöne Papierverschwendung, wenn man mal so darüber nachdenkt. Denn selbsthaftende Post-its lassen sich meist nur einseitig benutzen.

Überschaubarere Alternativen zu der riesigen Zettelwirtschaft wären beispielsweise ein Schreibtischbuch oder ein To-Do-Kalender. Dort hast Du alle Deine Aufgaben im Überblick und kannst diese ganz einfach nach Erledigung abhaken.

Schreibtisch organisieren Schreibtischbuch

Tipp: Damit Du Deine zu bearbeitenden Dokumente schneller findest, vermerke in Deinem Kalender, in welcher Box-Kategorie Du die jeweiligen Papiere abgelegt hast.

Auch kannst Du Deine Pflichten täglich in verschiedene Aufgabenblöcke aufteilen (z.B. E-Mails, Anrufe, kopieren, Briefbearbeitung, Kollegen helfen etc.). Mir hilft diese Unterteilung dabei, Aufgaben schneller zu bearbeiten.

Bist Du einmal in einem Aufgabenblock drin, wird es Dir leichter von der Hand gehen, ähnliche Aufgaben in kürzerer Zeit zu erledigen.

6

Ordne Deine Arbeitsmittel ergonomisch an, um Verspannungen vorzubeugen

In unserem Artikel „Die 144 besten Tipps für mehr Gesundheit, Produktivität & Ergonomie am Arbeitsplatz“ haben wir vor einiger Zeit schon mal eine Anleitung verfasst, wie sich Dein Schreibtisch ergonomisch organisieren lässt.

Hier die Tipps kurz zusammengefasst:

  • Stelle Deinen Monitor so auf, dass die Nase ungefähr auf Bildschirm-Oberkanten-Höhe ist. Dadurch vermeidest Du Nackenverspannungen. Optimal wäre eine Bildschirmhalterung, mit der Du den Monitor ganz genau einstellen kannst
  • Platziere Deine To-Do-Liste optimalerweise zwischen Monitor und Tastatur. So hast Du diese immer im Blick und musst Deinen Kopf nicht ständig verdrehen, um nach Deinen Aufgaben zu schauen
  • Stelle die Tastatur nahe an zum Körper, um einen Rundrücken zu vermeiden. Die Maus platzierst Du direkt neben der Tastatur
  • Idealerweise verwendest Du eine drahtlose Tastatur und Maus, um Kabelsalate zu vermeiden. Zusätzlich schaffst Du Dir dadurch mehr Ablagefläche.

Stolperst Du regelmäßig über das ganze Kabel-Wirrwarr in Deinem Büro? Dann könnte Dir eine Kabelspirale zum effektiven Kabelmanagement verhelfen.

7

Lege stets nur Unterlagen für EINE Aufgabe auf Deinem Tisch

Single-Tasking statt Multi-Tasking:

Es ist wissenschaftlich erwiesen, dass ein überfüllter Schreibtisch das Gefühl verursacht, man hätte noch endlos viele Aufgaben zu erledigen. Die Folge: Überforderung und Stress.

Vollende daher immer eine Aufgabe erst vollständig, bevor Du die nächste anfängst. Ansonsten neigt man schnell dazu, mehrere Aufgaben parallel zu bearbeiten und arbeitet sich nicht richtig in die jeweiligen Arbeitsabläufe ein. Dadurch bist Du merklich unproduktiver.

Um Dich auch wirklich an diesen Tipp zu halten, platziere stets Unterlagen für nur eine Aufgabe auf Deiner Arbeitsfläche und nehme diese nach Erledigung auch wieder vom Schreibtisch, um Platz für die nächste Aufgabe zu schaffen.

8

Platziere direkt neben Deinen Schreibtisch einen Papierkorb

Zugegebenermaßen neigt man unter Zeitdruck gerne dazu, seinen Abfall erst nach Erledigung der Aufgaben zu entsorgen.

Nun ist Schluss mit der Schrottansammlung auf Deiner wertvollen Arbeitsfläche:

Damit Deine Kollegen in Zukunft keine schrägen Blicke mehr auf Dich werfen (spürst du sie auch manchmal förmlich im Nacken?), platziere direkt neben Deinen Schreibtisch einen Mülleimer, um unnötige Sachen wegzuwerfen.

Wer ist nun der wahre Schmutzfink?! Du bist jedenfalls fein aus dem Schneider raus.

9

Räume nach jedem Feierabend Deinen Schreibtisch auf

Gibt es etwas Schöneres am Morgen als ein frisch aufgeräumter Schreibtisch, wenn man das Büro betritt (abgesehen von einem tiefschwarzen Kaffee und Frühstück am Bett…)?

Nehme Dir vor, ab jetzt jedes Mal nach Feierabend Deinen Schreibtisch aufzuräumen und einmal über die Arbeitsfläche zu wischen.

Du wirst am darauffolgenden Tag viel motivierter in den Morgen starten können, wenn Du siehst, wie aufgeräumt er ist. Das gibt Dir Elan für neue Aufgaben!

Fazit: Eine gute Schreibtischorganisation erspart viel Zeit und Nerven – und macht produktiver!

Ab jetzt können so viele Kunden ins Büro kommen, wie sie wollen!

Denn Du hast nichts mehr zu verbergen: Eine grundlegende Schreibtischordnung hinterlässt einen bleibenden Eindruck und vermittelt den Anschein, dass Du ein kleines Organisationstalent bist.

Hier wie immer die Tipps in einer übersichtlichen Checkliste zusammengefasst:

  • Räume als erstes alle Gegenstände von Deinem Schreibtisch
  • Miste alle unnötigen Dokumente und Utensilien aus
  • Verstaue Deine Utensilien anhand von Kategorisierungen in Sammelboxen bzw. Schreibtisch-Organizern
  • Organisiere Deine Post mit einer Postablage
  • Verwende einen To-Do-Kalender bzw. ein Schreibtischbuch
  • Ordne Deine Arbeitsmittel ergonomisch an, um Verspannungen vorzubeugen
  • Lege stets nur Unterlagen für EINE Aufgabe auf Deinem Tisch
  • Platziere direkt neben Deinen Schreibtisch einen Papierkorb
  • Räume nach jedem Feierabend Deinen Schreibtisch auf

Ich hoffe, dass Dir meine Tipps geholfen haben, Deine Zeit effektiver zu nutzen und motivierter an Deine Arbeit heranzugehen.

Nun würde ich noch gerne von Dir wissen:

Welche Tipps hast Du für eine bessere Schreibtisch-Organisation?

© Bildcredits: Ssilver / Elnur

Ist Dein Kollege ein kleiner Schmutzfink? ;) Dann teile mit ihm diesen Artikel, um endlich Deinen Blick von seinem chaotischen Schreibtisch lassen zu können, der Dich ständig von der Arbeit ablenkt!

von Minna Tran

Ich möchte etwas in der Welt bewegen. Auch wenn es nur Bruchteile sind. Mein Mittel zum Zweck ist meine größte Leidenschaft: Das Schreiben. Mit authentischen Texten und qualitativ hochwertigem Inhalt habe ich mir das ambitionierte Ziel gesetzt, glücklichere und gesündere Lebensweisen zu schaffen. Nicht nur im Beruf, sondern auch im Privatleben. Meine Artikel sollen Dir Inspirationen bieten und Dir dabei helfen, das Bestmögliche aus Dir herauszuholen.

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4 Kommentare zu “Schreibtisch organisieren: Eine einfache 9-Schritte Anleitung gegen das Chaos am Arbeitsplatz

  1. Chris sagt:

    Danke für den tollen Beitrag werd ich ich in Zukunft beherzigen. Ich gehöre zu denen die immer ein bisschen zu viel auf ihren platz liegen haben und dadurch sehr schnell in verwierung sind.

    • Minna Tran sagt:

      Hallo Chris,

      freut mich zu hören, dass Dir mein Beitrag weitergeholfen hat. Ich hoffe, dass Du mit den Tipps zukünftig etwas stressfreier arbeiten wirst! 😉

      Liebe Grüße,
      Minna

  2. Manuel sagt:

    Bei mir stapelt sich auch so manches auf den Ablagen. Der Schreibtisch ist bei mir generell immer voll. Ich habe mir deswegen noch ein neues Regal ins Büro gestellt.

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