Mit diesen 12 praktischen Tipps kriegst Du Deine Büroorganisation wieder in den Griff!

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Du stehst einfach nie im Stau oder hast Verspätung. Wie von alleine beantworten sich die zahlreichen Emails am Morgen von selbst, kaum, dass Du zur Tür hereingekommen bist.

Niemand kommt vorbei, um Dir den neusten Büro-Tratsch zu erzählen und Dein Smartphone hast Du auch zu Hause gelassen – das würde Dich ja nur ablenken.

Du hältst Deine 30-minütige Mittagspause exakt ein. An einen Kaffee mit der netten Kollegin ist nicht zu denken!

Mit vollem Elan erledigst Du Deine restlichen Aufgaben, bringst mit Selbstermutigung diese unangenehme Mail hinter Dich und machst pünktlich um 17:30 Schluss, weil Du absolut nichts mehr zu tun hast.

Kommt Dir das bekannt vor? Oder…

Wenn Du nicht gerade ein perfekt einprogrammierter Roboter bist, dürfte Dir dieses Szenario eher aus Deinen Träumen bekannt sein, als dass es Deinen eigentlichen Arbeitsalltag widerspiegelt.

Keine Sorge – Menschen sind nun mal keine einschaltbaren Arbeitsmaschinen.

Aber wenn…

  • …sich bei Dir die Papiere auf dem Schreibtisch stapeln
  • …Du mittags gerade mal dazu kommst ein abgepacktes Sandwich vor dem Bildschirm zu essen, weil Du den halben Morgen Mails beantwortet hast und noch ein wichtiger Auftrag wartet
  • …Du schon einige Stunden vorher weißt, dass Du wahrscheinlich wieder Überstunden machen musst, um nur annähernd Dein Tagespensum zu erfüllen

…dann wird es dringend Zeit, Deine Büroorganisation wieder in den Griff zu bekommen! Ich möchte Dir jetzt 12 Tipps geben, mit denen Du produktiver und auch gesünder arbeiten kannst, sodass Du Deinen wohlverdienten Feierabend auch wirklich genießen kannst.

Das Wort „Organisation“ heißt so viel wie „Bewerkstelligung“ und leitet sich vom französischen Wort „organe“, ab, was Werkzeug bedeutet. [1]

Genau darum geht es in diesem Artikel: Dir das richtige Werkzeug vermitteln, mit dem Du Deinen Arbeitstag produktiv bewerkstelligst und wieder Herr über Deine Arbeitszeit wirst!

Wie wichtig das ist, zeigt sich darin, wozu eine schlechte Büroorganisation im schlimmsten Fall führen kann:

  • Verringerte Arbeitsleistung
  • Vorübergehende Stimmungsveränderungen
  • Psychosomatische Beschwerden
  • Krankheiten im Herz-Kreislauf-Bereich [2]

Du siehst: Nicht nur Deine Produktivität sondern auch Deine Gesundheit leidet erheblich unter schlechter Büroorganisation!

Mit meinen folgenden Tipps kannst Du erfolgreich dagegen steuern und Krankheiten – ob psychischer oder physischer Art – bewusst vorbeugen.

12 Tipps für eine bessere Büroorganisation

1

Das Sammelsurium auf Deinem Schreibtisch beseitigen

Gehörst Du zu denjenigen, die morgens erst mal Stapel A auf Stapel B räumen müssen, um überhaupt Ihre Kaffeetasse abstellen zu können?

Dann sei gewarnt: Ein überladener Schreibtisch sieht nicht nur unordentlich aus, sondern führt in der Regel auch dazu, dass Du länger nach bestimmten Papieren suchen musst und der Zettel mit der wichtigen Nummer auf einmal verschwunden ist – Produktivität sieht anders aus.

Noch dazu verdeckt der ganze Papierkram die Fotos von Deinen Liebsten oder das Souvenir aus dem letzten Urlaub, an den Du gerne zurückdenkst.

Wusstest Du, dass Mitarbeiter glücklicher sind und mehr leisten, wenn sie ihr Arbeitsplatz persönlich einrichten dürfen? Das haben Forscher der University of Exeter in Großbritannien herausgefunden. [3]

Aber: Personalisiert heißt nicht Überladen! Für eine produktive Büroorganisation brauchst Du die Papiere aus dem letzten Monat nicht mehr. Packe sie systematisch in einen abgehefteten Ordner, wenn sie erledigt sind oder noch Zeit haben und werfe sie in den Müll, wenn sie nicht mehr gebraucht werden.

Wenn Du Deinen Arbeitsplatz jeden Abend so aufgeräumt wie möglich hinterlässt, ist nicht nur Dein Schreibtisch, sondern auch Dein Kopf am nächsten Morgen freier. So kannst Du konzentriert und „aufgeräumt“ an die Arbeit gehen und schätzt Deine persönlichen Gegenstände auf dem Schreibtisch umso mehr.

2

Der größte Feind der optimalen Büroorganisation: Die Zeit

„Wir haben genug Zeit, wenn wir sie nur richtig verwenden“ – Autor unbekannt

Der wohl wichtigste Tipp: Mach’ Dir einen Zeitplan für Deinen Tag. Wenn Du diesen nicht nur im Kopf anlegst, sondern auch aufschreibst, ist es umso besser. In jedem Fall solltest Du einen konkreten Plan haben, was Du bist wann fertig haben möchtest.

Du hast es schon mal ausprobiert, aber bisher ist Dein Vorsatz noch nie zeitlich aufgegangen? Dann erinnere Dich daran, wie lange Du für bestimmte Aufgaben bis jetzt immer gebraucht hast und lerne, Dich realistisch einzuschätzen.

Deinen Zeitplan schon von vornherein unrealistisch zu gestalten, bringt Dich nur in Stress und erhöht den Zeitdruck umso mehr.
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Gleichzeitig solltest Du Dir auch nicht zu viel Zeit lassen. Eine Aufgabe in weniger Zeit zu erledigen, ist durchaus möglich, wenn man sich nur diese Zeit vorgibt. Versuch, das gesunde Mittelmaß zu finden und feile an Deiner Einschätzung!

Du kannst auch spezielle Zeitmangement-Methoden wie das Eisenhower-Prinzip anwenden.

Auch Puffer sind wichtig: Jeden Tag passiert etwas Unvorhersehbares. Plane unbedingt Zeit für plötzlich anfallende Dinge ein!

Zusätzlicher Tipp: Sortiere Deine Aufgaben nach Ähnlichkeit! Wenn Du zum Beispiel drei verschiedene Telefonate führen musst, erledige das hintereinander weg und nicht über den Tag verteilt! Das ist deutlich produktiver und zeiteinsparender.

3

Ziele setzen – produktiver arbeiten

Für eine gute Büroorganisation brauchst Du konkrete Ziele.

Nehme Dir fest vor, eine bestimmte Sache zu erreichen. Ob es sich nur auf Deine heutige Aufgabe oder auf Deine gesamte Karriere bezieht – Ziele sind ungemein wichtig für produktives und erfolgreiches Arbeiten. Wieso?

Weil Ziele motivieren!

Nur wenn Du Dir Ziele setzt, kannst Du einen Weg für Deinen Erfolg festlegen. Ist dieser erfolgreich beschritten und Du hast Dein Ziel erreicht, stärkst Du dadurch Dein Selbstvertrauen und fühlst Dich zufrieden.

Beim nächsten Schritt kannst Du Dein Ziel dann etwas höher setzen und versuchen, es zu erreichen – im übernächsten Schritt wieder und so weiter.

Für Berufseinsteiger haben festgelegte Ziele sogar einen Einfluss auf ihr späteres Gehalt:

Eine Langzeitstudie der Harvard University in den USA untersucht regelmäßig den Werdegang von Studienabgängern. Nur 3% aller Abgänger hatten konkrete Ziele für Ihre Karriere. Diese Gruppe verdiente im Schnitt zehnmal so viel wie alle Abgänger ohne klare Zielsetzung (83%) und dreimal so viel, wie Abgänger, die zwar klare Ziele hatten, diese aber nicht verschriftlicht hatten (14%). [4]

Du siehst: Langfristige, festgehaltene Ziele lohnen sich auch in finanzieller Hinsicht.

Um aber produktiv und zielorientiert zu arbeiten, gilt es vor allem, sich nicht gleich am Anfang zu überschätzen, sondern in kleinen Schritten vorzugehen.

Setzte Dir als Ziel für das Beantworten Deiner Emails einfach mal ein kleineres Zeitfenster. Nach ein paar Wochen wirst Du es schaffen, Dich schneller den wichtigen Aufgaben des Tages widmen zu können!

4

Multitasking vermeiden

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Die Mails checken, während der Kollege in der Tür mit einem neuen Auftrag in der Hand fuchtelt, und gleichzeitig noch die letzten Sätze des Abschlussberichts verfassen? Egal ob Frau oder Mann, Multitasking auf der Arbeit solltest Du dringend vermeiden!

Denn so schleichen sich unnötige Fehler ein und der Stress, den Du bei der Arbeit hast, vergrößert sich.

Deswegen: Halte Dich an Deinen Zeitplan und erledige einen Schritt nach dem anderen.

5

Eat the frog first!

Nimm Dich getreu Mark Twains Motto schon zu Beginn des Tages den Dingen an, die Du am aller wenigsten machen möchtest.

Aufschieben kann jeder – aber mit einem guten Gewissen und Erleichterung den Arbeitstag zu bestreiten, nachdem man die heikle Mail geschrieben hat oder das versöhnende Gespräch mit einem Kollegen geführt hat – das hört sich doch deutlich besser an, oder nicht?

Du bist ein Meister des Aufschiebens? Dann erinnere Dich daran, wie es sich das letzte Mal angefühlt hat, als Du etwas Unangenehmes hinter Dich gebracht hast. Ziemlich gut oder?

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Deswegen: Nimm Dein Herz in die Hand und bring es hinter Dich! Du wirst Dir jedes Mal im Nachhinein dafür danken.

Noch ein zusätzlicher Tipp: Natürlich gibt es Dinge, bei denen ein Aufschub sinnvoll ist. Wenn Dir alles völlig über den Kopf wächst, solltest Du beispielsweise mit Deinem Vorgesetzten darüber sprechen oder die Aufgabe an einen Kollegen übertragen.

6

Büroorganisation ohne Jammern

„Kein Mensch ist so beschäftigt, dass er nicht die Zeit hat, überall zu erzählen, wie beschäftigt er ist.“ – Robert Lembke (1913-1989), deutscher Journalist und Fernsehmoderator

Beschwerst Du Dich auch ständig bei Deinen Kollegen über Deinen Zeitmangel und Deinen Berg an Aufgaben?

Allein dieses Erzählen kostet Zeit und ist nichts weiter als die Ablenkung von genau diesen auf Dich wartenden Tätigkeiten.

Mache dementsprechend Schluss mit dem Jammern! Denn davon werden Deine Aufgaben nicht weniger und Du ziehst Dich und Deine Motivation nur noch mehr hinunter.

Natürlich ist es in Ordnung, sich mal bei seinen Kollegen über Schwierigkeiten auszutauschen oder kurz seinen Frust auszulassen, um möglicherweise Lösungen zu finden oder einfach Stress zu reduzieren. Doch dieses Gespräch sollte hinterher optimalerweise zu mehr Produktivität führen – alleiniges Jammern wird Dich dagegen kaum weiterbringen.

Sieh Deine Aufgaben nicht zwangsläufig als Hindernis sondern als positive Herausforderung!

7

Ablenkung verhindern

Das Smartphone liegt neben Dir auf dem Tisch. Deine Facebook-Seite am PC ist geöffnet.
Ich kenne das selbst nur zu gut. Und die damit einhergehende Tatsache, dass unsere mobile und digitalisierte Welt ein Aufmerksamkeits- und Zeitfresser ist wie keine zweite.

Eine schreckliche Vorstellung, aber ein hilfreicher Tipp, falls Du bereits eine wahre Handysucht entwickelt hast: Lass Dein Smartphone zuhause, um jegliche Ablenkung zu vermeiden. Für Notfälle bist Du über das Firmentelefon zu erreichen, das zählt also nicht als Ausrede!

Der Plausch mit dem Kollegen, der sich vom kurzen Hallo auf ein halbstündiges Gespräch über Gott und die Welt zieht, ist da auch nicht besser. Bitte Deinen Kollegen einfach, in der Mittagspause auf das Thema zurück zu kommen – er wird sicher Verständnis dafür haben!

8

Perfekte Büroorganisation, nicht Perfektionist

Du möchtest den Auftrag perfekt abgeben, jede einzelne Formatierung überprüfen und sitzt dafür gerne mal länger im Büro?

Gesunder Ehrgeiz hat in der Tat noch niemanden geschadet.

Wenn sich die langen Abende im Büro aufgrund solcher Feinarbeiten jedoch wiederholen, gehörst Du vielleicht zu den eher perfektionistischeren Menschen.

Mit einer perfektionistischen Einstellung verhält es sich ungefähr so wie mit mathematischen Zahlen: Sie ist unendlich.

Ein wahrer Perfektionist würde mit seiner Aufgabe theoretisch nie fertig werden!

Versuche deswegen, nicht alles perfekt zu machen. Bei manchen Aufgaben reicht ein „Gut“ vollkommen aus. Perfektionistisches Streben kostet Dich Zeit und Energie [5] – die Du in andere Aufgaben investieren solltest.

9

Macht der Gewohnheiten besiegen

Gehörst Du zu den Menschen, die aus Gewohnheit immer 20 Minuten zu spät kommen und sich erst mal gemütlich einen Kaffee machen, bevor es mit der Arbeit losgeht?

Die Macht der Gewohnheiten ist enorm. Das Schlimme an ihnen ist, dass wir sie jederzeit mit einem „So bin ich halt!“ legitimieren können.

Wenn Deine Gewohnheiten Dich jedoch vom produktiven Arbeiten und der optimalen Büroorganisation abhalten, solltest Du sie dringend ändern.

Stell den Wecker doch einfach mal ein wenig früher, belohne Dich für das frühe Aufstehen mit einem leckeren Frühstück, das Du Dir am Vorabend gekauft hast oder nimm Dir einen Kaffee von zuhause mit.

So kommst Du pünktlich im Büro an und kannst direkt anfangen! Die wertvollen zusätzlichen Minuten werden Wunder für die Entschlackung Deiner To-Do-Liste wirken.

10

Büroorganisation für Dich selbst: Nein sagen

Gehörst Du zu den eher hilfsbereiten Menschen und unterstützt Deine Kollegen bei jeder Gelegenheit? Wenn Du abends oft nach Hause kommst und das Gefühl hast, mehr für andere als für Dich selbst gearbeitet zu haben, fällt es Dir vermutlich schwer, einfach mal „Nein“ zu sagen.

Je mehr Aufgaben Du von anderen annimmst, desto schwieriger wird es, Deine eigenen Aufgaben in der vorgegebenen Zeit zu erledigen, vor allem wenn Du kein Zeitmanagement-Experte bist.

Eine Studie der University of Alabama untersuchte den Zusammenhang zwischen dem Engagement für seine Kollegen und der Arbeitsleistung von Mitarbeitern. Bei denjenigen, die schlechtes Zeit-Managements vorwiesen, führte zu hohes Engagement zu einer geringeren Arbeitsleistung. [6]

Hilf Deinen Kollegen also so viel wie nötig, aber in dem Rahmen, dass Deine eigenen Arbeitsproduktivität nicht darunter leidet.

11

Eine gute Büroorganisation verdient Belohnung

Wer belohnt sich nicht selbst gerne? Ich zum Beispiel mache jeden Nachmittag zwischen 16:30 und 17:00 Uhr eine kurze Pause und trinke einen Kaffee. Der motiviert mich dann, bis zum Feierabend noch ein oder zwei Stunden weiterzuarbeiten.

Trotz aller „strengen“ Produktivitäts-Tipps: Belohnungen sind wichtig! Wie bereits erwähnt sind wir keine Arbeitsmaschinen, die ununterbrochen arbeiten können, ohne sich zwischendurch auch mal etwas zu gönnen.

Integriere Deine Belohnung einfach in Deinen Zeitplan und arbeite daraufhin! Das lässt auch die unangenehmen Aufgaben in einem ganz anderen, motivierenden Licht erscheinen. 😉

12

Büroorganisation beinhaltet Pausen

Zu guter Letzt das Wichtigste: Ob wie ich während meines Kaffees, einem Powernap nach dem Mittagessen oder einfach so – Du solltest nicht vergessen, zwischendurch eine kurze Auszeit einlegen.

Eine Pause entlastet nicht nur Deine müden Bildschirmaugen, sondern steigert auch Deine Konzentrations- und Leistungsfähigkeit. Du erholst Dich, kriegst neuen Schwung und kannst danach wieder voll durchstarten!

Mit der speziellen Pomodoro-Technik ist Deine Pauseneinteilung ganz leicht:

Stell Dir einen Wecker und mache nach 25 Minuten eine 5-minütige Pause. Nach vier dieser 25-minütigen Arbeitsabschnitte legst Du eine ca. 20-minütige Pause ein. Apps wie der Focus Booster helfen, Dich zu erinnern, wann Deine Zeit abgelaufen ist.

Durch diese Technik…

  • …steigerst Du Deine Konzentration
  • …schränkst Du den Zeitraum pro Aufgabe ein und setzt Dir ein konkretes Ziel
  • …vermeidest Du Ablenkungen, weil 25 Minuten zu knapp sind, um sich diese zu erlauben.
  • …kannst Du die vielen kleinen Pausen für Bewegung und damit Deine Gesundheit nutzen!

Ich nutze die Pomodoro-Methode oft, indem ich während der 25 Minuten-Blöcke abwechselnd im Stehen und im Sitzen arbeite. So gönnst Du Deinem Rücken zwischendurch immer wieder eine gesunde Belastungsauszeit!

Fazit: Die optimale Büroorganisation erreichst Du mit kleinen, aber wichtigen Veränderung in Deinem Arbeitsalltag! Starte jetzt, um produktiver und langfristig zufriedener zu arbeiten.

Zusätzlich hat die optimale Büroorganisation ein paar positive Nebeneffekte, an die Du vielleicht gar nicht gedacht hast:

  • Du hast generell weniger Zeitmangel – sowohl auf der Arbeit als auch zuhause, da Du Dich jetzt endlich nach frühem (!) Feierabend entspannt zurücklehnen kannst
  • Du hast genug Zeit, um Deinem Körper etwas Gutes zu tun und Dich auch nach Feierabend zu bewegen!
  • Dir bleiben Stunden für die schönen Dinge im Leben: Zum Beispiel Abende, die Du gemeinsam mit Freunden oder der Familie verbringen kannst
  • Du hast weniger Stress und förderst nicht nur Deine körperliche sondern auch Deine psychische Gesundheit!
  • Du bist langfristig zufriedener und glücklicher!

Hier findest Du nochmals alle Tipps auf einen Blick zusammengefasst:

  • Schreibtisch aufräumen:Beseitige Überfülle an Unterlagen!
  • Zeitplan erstellen: Sortiere Deine Arbeit und teile Dir dafür Zeitabschnitte ein!
  • Ziele setzen: Steigere Deine Motivation durch konkrete Zielsetzung.
  • Multitasking vermeiden: Konzentriere Dich ganz bewusst nur auf eine Sache.
  • Aufschieben aufschieben: Erledige unangenehme Aufgaben zuerst!
  • Ablenkung umgehen: Lass Dein Smartphone zu Hause und vertage private Gespräche auf die Mittagspause!
  • Sei kein Perfektionist:Verwende nicht zu viel Zeit für unwichtige Feinarbeiten!
  • Gewohnheiten ablegen:Kleine Änderungen an Dir selbst können Deine Büroorganisation optimieren!
  • Nein sagen: Deine eigenen Aufgaben warten auf Dich.
  • Selbstbelohnung: Gönn’ Dir ab und zu eine Belohnung für Deine harte Arbeit!
  • Pausen einlegen: Arbeite nicht durch, sondern schöpfe neue Energie durch kurze Pausen.

Was sagst Du zu meinen Tipps rund um die optimale Büroorganisation? Wie sieht Dein Arbeitstag aus? Hinterlasse mir gerne einen Kommentar!

[1] https://de.wikipedia.org/wiki/Organisation
[2] Binnewies, Carmen, and Sabine Sonnentag. “Arbeitsbedingungen, Gesundheit und Arbeitsleistung.” (2006): 47-69.
[3] Thier, J. (24. Juli 2016). Ein steriler Albtraum. Frankfurter Allgemeine Sonntagszeitung, S. 21
[4] Knoblauch, Jörg, et al. Zeitmanagement: TaschenGuide. Vol. 212. Haufe-Lexware, 2012.
[5] http://www.zeitblueten.com/news/perfektionismus-perfektionisten/
[6] Rapp, Adam A., Daniel G. Bachrach, and Tammy L. Rapp. “The influence of time management skill on the curvilinear relationship between organizational citizenship behavior and task performance.” Journal of Applied Psychology 98.4 (2013): 668.

Bildcredits: © Depositphotos.com: Aquir014b, jayfish, SIphotography, zeffss

Teile den Artikel mit Freuden, die ihre Büroorganisation verbessern möchten!

von Kim Maurus

Ich glaube an die Macht der Worte. Auch wenn man immer hört, dass Taten schwerer wiegen als ein paar zusammengesetzte Buchstaben. Mit meinen Worten möchte ich andere Menschen auf Taten aufmerksam machen, mit dem Ziel, gesunder und glücklicher zu leben. Und dabei auch zeigen, dass geschriebene Wörter manchmal mehr vermögen als man denkt :)

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