Die effektivsten Zeitmanagement Methoden kombiniert für einen maximal produktiven Tagesablauf (privat und beruflich)

Zeitmanagement Modelle
Die moderne Zeit mit dem Motto „höher, schneller, weiter“ fordert dem Einzelnen einiges ab. Wer nicht auf der Strecke bleiben will (psychisch oder beruflich), nutzt Zeitmanagement Methoden.Jedoch ist nicht jede sinnvoll und nicht jeder wird automatisch mehr vom Tag haben. Denn Zeitmanagement beginnt im Kopf. Stimmt es hier nicht, hilft kein Modell, kein Plan, keine App und keine Online-Tools.Allerdings können die folgenden Zeitmanagement Modelle in ihrer Kombination selbst der größten Couchpotato und jedem Prokrastinationskünstler zu einer hocheffizienten Strategie zur Aufgabenbewältigung verhelfen.

Die Basis effektiven Zeitmanagements

Vor kurzem hatte ich einen dringenden Termin und nur das Fahrrad stand mir zur Verfügung. Ohne Zeitpuffer ging ich zur Garage, um dann festzustellen, dass das Hinterrad kaum noch Luft hat. Mit steigendem Blutdruck suchte ich nach der Luftpumpe, die unter Bergen von Unordnung unauffindbar war.Natürlich schaffte ich es dadurch nicht pünktlich zum Termin und mein ganzer Tag war geprägt von Hetzen, Fehlern und Stress. Und das nur, weil ich keinen Puffer eingeplant und nicht für Ordnung im Haushalt gesorgt hatte. Ein fataler Fehler, der schon so manchen Bluthochdruck auf dem Gewissen hat.Zeitmanagement bedeutet nichts Anderes: Ordnung in Deine Aufgaben zu bekommen und Pausen und Puffer einzuplanen. Es bedeutet Wichtiges von Unwichtigem zu trennen und auszumisten.Und damit startest Du bestenfalls am Vorabend beziehungsweise als letzte Aufgabe vor Feierabend.Liste all Deine Aufgaben nach der SMART Methode in einer To-do Liste auf:
  • Spezifisch: Das Ziel der Aufgabe muss exakt formuliert werden. Bsp.: Bis morgen 500 Wörter für den nächsten Artikel schreiben
  • Messbar: Das Ergebnis der Aufgabe sollte messbar sein. Bsp.: Bis Monatsende mindestens 20 Kunden anrufen.
  • Attraktiv: Die Aufgabe sollte Spaß machen oder zumindest einen Anreiz schaffen. Bsp.: Mit Abschluss der Aufgabe belohne ich mich mit einem Fußballabend mit meinen besten Freunden.
  • Realistisch: Hohe Ziele können motivieren oder das Gegenteil bewirken. Bleibe realistisch. Bsp.: Täglich 20 Liegestütze statt sofort 100 anzustreben.
  • Termingerecht: Plane zeitlich bindend (und lieber mit etwas Puffer). Kein wenn und kein aber rechtfertigt das Nichteinhalten.
Bestenfalls nutzt Du leicht anpassbare To-do Listen wie die kostenlosen Online-Dienste Meistertask oder Trello, aber auch Desktop-Notizen wie Sticky Notes oder eine simple Excel-Liste sind möglich.
Hast Du alle Aufgaben aufgelistet, empfehle ich sie Dir nach dem Eisenhower-Prinzip zu priorisieren. Dabei sortierst Du alles Anstehende nach Wichtigkeit und Dringlichkeit. Wichtige und dringliche Sachen sollten logischerweise als erstes abgearbeitet werden. Unwichtige und nicht dringliche als letztes.Zeitmanagement Eisenhower PrinzipBesonders im beruflichen Bereich solltest Du dabei die Wertigkeit einer Aktivität nach dem Zeitmanagement Modell „High Value Activities“ mit einbemessen. So kann der Abschluss mit dem einen Kunden beispielsweise einmalig 1000 Euro bringen oder der Abschluss mit dem anderen kontinuierlich jeden Monat 100 Euro. Selbst wenn beides wichtig und dringend ist, so ist die Wertigkeit des dauerhaften Gewinns höher.Beim Bestimmen dieses Werts im Privaten ist die Zeitmanagement Methode 10-10-10 hervorragend. Frage Dich: Was bewirkt die aufgewendete Zeit in 10 Minuten, was in 10 Monaten und was in 10 Jahren? Schnell wird klar, was wirklich wichtig ist.Nun hast Du alle Aufgaben in einer To-do Liste gelistet und absteigende priorisiert. Um die Ordnung Deines Zeitmanagements nochmals zu verbessern, bietet es sich an, Deine Liste nach der „The One Minute To-do-List“ in Spalten zu gruppieren:
  1. Spalte 1: Critical Now (oder „Heute“) – Hier stehen alle absolut dringlichen Aufgaben, für die Du notfalls bis 22 Uhr arbeiten musst.
  2. Spalte 2: Opportunity Now (oder „Demnächst“) – Hier kommen Deine Aufgaben für diese Woche hinein.
  3. Spalte 3: Over the Horizon (oder „Später“) – Der Rest verbleibt hier.
Mindestens zum Ende oder Beginn der Woche solltest Du Deine Spalten nochmal durchgehen und entsprechend aktueller Erfordernisse umsortieren.Zeitmanagement Methode To Do ListeListe hilfreicher Zeitmanagement-Tools:
  • Digitale To-do Liste: Trello oder Meistertask
  • Desktop-Timer: Simple Countdown Timer
  • Kalender mit Erinnerung: Google Kalender oder Microsoft Outlook
  • Desktop Notizen: Sticky Notes (Windows) oder Memo (Mac)

Produktiver arbeiten: Zeitmanagement Modelle clever kombiniert

Der Tag beginnt. Nun solltest Du nochmals überprüfen, ob neue Aufgaben in Deine To-do Liste eingearbeitet und priorisiert werden müssen. Gegebenenfalls unliebsame Aufgaben könntest Du weiter zu Beginn des Tages schieben, ganz nach dem Zeitmanagement Motto
„Eat the Frog first“
. Ist das Schlimmste hinter Dir, wird der Rest viel einfacher und schneller vorangehen.Bevor Du nun mit Deiner ersten Aufgabe startest, empfehle ich Dir einen Wecker zu stellen und zwar entweder nach der Pomodoro-Technik oder nach der 60-60-30 Methode:
  • Bei der Pomodoro Methode arbeitest Du immer nur 25 Minuten am Stück und hast dann eine Pause von fünf Minuten. Dann heißt es wieder 25 Minuten fokussiert arbeiten. Nach vier 25 Minuten Blöcken gibt es eine längere Pause von 30 Minuten.
  • Die 60-60-30 Technik arbeitet nach einem ähnlichen Prinzip. Hier arbeitest Du in Fokusblöcken von 55 Minuten mit anschließend fünf Minuten Pause. Nach dem zweiten Fokusblock hast Du ebenfalls nach zwei Stunden eine längere 30 minütige Pause.
Beide Methoden machen sich den positiven Effekt von Pausen auf Körper und Geist zu Nutze. Denn erwiesener Maßen kann Dein Gehirn nicht ununterbrochen stundenlang nur arbeiten. Mit der Zeit wird es unproduktiv. Ganz davon abgesehen, dass sich ohne Bewegungspausen sehr schnell Muskelverspannungen und Rückenschmerzen bemerkbar machen – kaum etwas verschlechtert die Produktivität mehr.
Multitasking – klingt produktiv, bewirkt aber das Gegenteil: „Irrglaube Multitasking: 3 wirkungsvolle Alternativen für mehr Produktivität
Hast Du nun eine Aufgabe erledigt, ist es wichtig, dass Du Dich auch visuell belohnst. In einer digitalen To-do Liste ist das ganz einfach per Mausklick möglich, die fertige Aufgabe in die Spalte „erledigt“ zu schieben. Dieses Prinzip nennt man dann Kanban. Dieses visuelle Abhaken Deiner Aufgaben schütten Glücksgefühle aus und wappnet und motiviert Dich für Folgeaufgaben.
Bei Zeitdruck oder generell um mehr zu schaffen, empfehle ich Dir, nach dem Pareto-Prinzip zu arbeiten. Dieses besagt, dass in 20 Prozent der Zeit 80 Prozent des Ergebnisses erreicht werden. Um jedoch die letzten 20 Prozent des Ergebnisses zu erreichen, werden 80 Prozent der Zeit benötigt. Ein Beispiel: Ich kann eine Website in 100 Stunden zu einer atemberaubenden Optik verhelfen. Innerhalb von 20 Stunden mit ein paar wenigen Abstrichen kann die Website jedoch grundlegend schon fertig sein.

Warum Zeitmanagement Blödsinn ist

Doch was bringt Dir all das optimierte Zeitmanagement, wenn es Dich nicht voran, Deinem Lebensziel etwas näher bringt? Die wichtigste Zeitmanagement Methode ist daher eine Frage an Dich selbst: Was willst Du wirklich?Ist es ein Porsche vor Deiner Luxus-Villa am Strand von Malibu? Oder wünschst Du Dir doch eher Zeit mit Deiner Familie oder für Reisen?
In der ersten Hälfte unseres Lebens opfern wir unsere Gesundheit, um Geld zu erwerben, in der zweiten Hälfte opfern wir unser Geld, um die Gesundheit wiederzuerlangen. Und während dieser Zeit gehen Gesundheit und Leben von dannen. – Voltaire
Hast Du diese Frage für Dich jedoch bereits zufriedenstellend beantwortet, können die vorherigen Zeitmanagement Tipps helfen, Deine Ziele schneller und mit weniger Druck zu erreichen.

Zeitmanagement 2.0: Zusatztipps für mehr Produktivität

Wir sitzen uns krank – das ist das Ergebnis der Bewegungsstudie der Techniker Krankenkasse. Durchschnittlich 9,6 Stunden sitzt der Deutsche täglich. Unser Körper ist jedoch genetisch noch immer auf Bewegung angewiesen, um gesund zu bleiben. [1]schlechtes Zeitmanagement BewegungsmangelNeben zahlreichen gesundheitlichen Folgen wie Rücken- und Nackenschmerzen sowie Stockwechsel- und Herzkreislauferkrankungen (die für sich selbst schon Deine Arbeitszeit im Leben drastisch verkürzen), verschlechtern das viele Sitzen auch Deine Moment-Produktivität.Zeitmanagement verbessern mit ErgonomieForscher empfehlen daher nach der 40-15-5 Regel zu arbeiten: 40 Minuten dynamisch sitzend, 15 im Stehen und 5 Minuten aktive Bewegungspause. Dafür unabdingbar ist ein ergonomischer Arbeitsplatz.
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Gemäß dem Motto „Eat the Frog first“ kann eine aktive Morgenroutine der Kickstart in einen energiereichen und produktiven Tag sein. Besonders wichtig ist es, dass Du hier die Schwachstellen Deines Körpers „bearbeitest“ und die Folgen des vielen Sitzens kompensierst. Das heißt im Speziellen: Brustwirbelsäule und Bauch kräftigen, Lendenwirbelsäule und Hüftbeuger dehnen.

10 Produktivitätsweisheiten erfolgreicher Persönlichkeiten

Zeitmanagement Weisheiten berühmter Persönlichkeiten
[1] Krankenkasse, Techniker. “Beweg Dich, Deutschland.” TK-Studie zum Bewegungsverhalten der Menschen in Deutschland (2013)
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Ein Kommentar zu “Die effektivsten Zeitmanagement Methoden kombiniert für einen maximal produktiven Tagesablauf (privat und beruflich)

  1. Avatar von Krystian Mantheys Artikel
    Anna sagt:

    „Es ist nicht zu wenig Zeit, die wir haben, sondern es ist zu viel Zeit, die wir nicht nutzen.“ Ich habe das Gefühl, dass J. K. Lavater es über mich erzählt hat… ;) Ständig zu wenig Motivation, ständig zu viel Arbeit, aber zugleich zu viel vergeudete Energie, Zeit… Das ist für mich deprimierend, wie Teufelskreis. Aber ich muss sagen, dass ihr Blog für mich wie eine wahre Fundgrube ist. Nicht nur die Tipps zum Thema Zeitmanagement, sondern die Informationen für solche Personen, die sitzende Lebensweise führen (wie ich – Arbeit am Computer, von Morgen bis Abend) und viele andere. Vielen Dank! Ich hoffe, dass ich dank Ihnen mein Leben endlich ändern werde. Der Liste würde ich noch eine Position hinzufügen, und zwar Scrum und Kanban – das sind sehr interessante Lösungen, wenn es sich um Zeit- und Projektmanagement handelt. Nochmals vielen Dank für Beiträge! Tschüss! :)

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