Büroarbeiter aufgepasst: 5 simple Schritte für mehr Zeit & Energie am Bildschirmarbeitsplatz

Mark, ein Bildschirmarbeiter wie er im Buche steht, sitzt abends 18:45 Uhr vor seinem Computer. Mit zusammengekniffenen Augen versucht er den Text eines wichtigen Artikels zu entziffern. Um ihn herum ist es düster, nur das Licht des Monitors blendet.

Marks Nacken tut weh und er fühlt sich, als würde dicker Nebel durch seinen Kopf wabern. Mühsam schiebt er einen Aktenberg zur Seite, um an die Maus heranzukommen. Er fährt den Computer runter. Seine Konzentration ist für heute einfach weg. Rien ne va plus. Nichts geht mehr.

Kennst Du eine Situation wie diese? Wenn einfach nichts mehr geht und man sich im Büro wie erschlagen fühlt? Nun, es gibt verschiedenste Ursachen, die dazu führen können. Schlafmangel zum Beispiel. Doch in Marks Beispiel ist es etwas völlig anderes, das tatsächlich die meisten Menschen ignorieren oder schlichtweg vergessen.

Sie vergessen das, was sie eigentlich schon wissen. Nämlich die größten Gesundheits- und Produktivitäts-Killer überhaupt:

Diese 5 Dinge sind es, die Millionen Büroarbeitern immer wieder Kopfschmerzen, Rückenschmerzen und Motivationstiefs bescheren. Aus diesem Grund schauen wir uns jetzt direkt an, was es mit den einzelnen Punkten auf sich hat, und was Du dagegen unternehmen kannst.

Heilige Ordnung für Deinen Bildschirmarbeitsplatz

Wer produktiv und vor allem effektiv sein will, braucht ein klares Ordnungssystem. Das oft zitierte “kreative Chaos” macht einen auf Dauer verrückt und führt zu erheblichen Reibungsverlusten beim Wechsel zwischen verschiedenen Aufgaben.

Wie ist es aktuell um Deinen Schreibtisch bestellt? Liegen dort Sachen herum, die eigentlich woanders ihren Platz haben? Lenkt Dich das manchmal ab? Ich selbst habe, kurz bevor ich damit begann diese Zeilen zu schreiben, meinen Arbeitsplatz frei geräumt. Um Ablenkungen auszuschalten. Für einen klaren Kopf.

Die Frage ist nun: Wie kannst Du Dir ein Ordnungssystem schaffen, dass Dich effektiver voranbringt und Dir in brenzligen Situationen den Rücken freihält? Es ist nämlich eine Sache, ein brennendes Haus zu löschen (ein Projekt zu vollenden). Aber eine ganz andere, ein Haus zu löschen, während gleichzeitig noch 5 Geräteschuppen in der Kleingartenanlage nebenan brennen.

Folgende 3 Schritte sind der Schlüssel zum Erfolg in diesem Bereich:

Befreien!

Am besten schreibst Du erstmal alles auf, was zu tun ist. Dieses “freischreiben” hat eine sehr angenehme Wirkung. Es nimmt Dir den Druck, alles den ganzen Tag im Hinterkopf herumtragen zu müssen.

Eine zweite gute Möglichkeit ist es, sich einen zentralen Sammelpunkt für alle zu erledigende Aufgaben und anstehende Prozesse einzurichten. Das kann eine spezielle Ablage auf dem Schreibtisch sein, eine Schubladenbox oder was immer Dir hilft, Deine Aufgaben an einem zentralen Ort zu sammeln. Wichtig dabei: Leere Deine “Inbox” regelmäßig, damit sie nicht überläuft!

Planen!

Nun geht es ans Planen. Wie kannst Du die Aufgaben aus Deiner Inbox bestmöglich bewältigen? Gehen sie so schnell, dass Du sofort tätig werden kannst? Oder erledigst Du sie zu einem bestimmten Zeitpunkt in der Zukunft?

Außerdem: Stehen größere Projekte an, die eine gesonderte Planung erfordern? Falls dem so ist, solltest Du entweder direkt loslegen oder aber zumindest festlegen, wann Du es planen wirst. Wisse immer über den nächsten konkreten Schritt bereit, der nötig ist, um ein Problem zu lösen oder ein Projekt voranzubringen. Notiere diesen Schritt (beziehungsweise diese Schritte für alle Projekte) schriftlich.

Handeln!

Man kann viel planen, doch letztlich zählt vor allem eins: Die Dinge, die Du erledigt bekommst! Aus diesem Grund ist es sehr wichtig, nach der Planung direkt ins Handeln zu kommen. Arbeite Deine “Nächste-Aktions-Liste” Stück für Stück ab und freue Dich über jede erledigte Aufgabe.

Wer viel vorhat, hat sowieso immer mehr zu tun, als schaffbar ist. Also gehe kontinuierlich voran, trete in Aktion, handle. Denn Du weißt: Am meisten belasten einen die Dinge, die noch nicht erledigt sind.

Übrigens gibt es wie so oft auch zu diesem Thema ein hervorragendes Buch, das ich Dir an dieser Stelle gerne ans Herz legen möchte. Es trägt den Titel “Getting Things Done” (in Deutsch: “Wie ich die Dinge geregelt kriege – Selbstmanagement im Alltag”) und stammt vom bekannten US-amerikanischen Autor David Allen. Wirf, wenn Du magst, einen oder besser gleich zwei Blicke hinein, es lohnt sich.

Es werde Licht

Was schlagen und ärgern sich viele Büroarbeiter mit der Beleuchtung an ihrem Bildschirmarbeitsplatz herum! Dabei ist es gar nicht so schwer, diesen Bereich zu optimieren. Das gelingt nämlich ganz einfach dadurch, dass man sich an die 3 goldenen Regeln der Bürobeleuchtung hält.

Diese 3 Regeln lauten wie folgt:

Wenn es mal spät wird oder Du generell sehr viel Zeit im Büro verbringst, empfiehlt sich zusätzlich eine Tageslichtlampe. Damit beugst Du Müdigkeit vor und hältst auch an langen Tagen ein hohes Energieniveau. Befolge diese “Beleuchtungs-Tipps” und Du wirst schon bald die eine oder andere Verbesserung beim Arbeiten bemerken.

Lebendiges Grün statt trostloser Wüste

Ursprünglich stammt der Mensch aus der Natur. Wir waren Zehntausende Jahre lang von Pflanzen und Tieren umgeben. In einer Umgebung, in der es außer Dir kein einziges Lebewesen gibt, ist es daher auf Dauer eher unangenehm. Ein Schritt zu Besserung: Hol Dir einen lebendigen Begleiter in Dein Büro!

Damit schlägst Du übrigens gleich zwei Fliegen mit einer Klappe. Wähle einfach eine sogenannte “luftreinigende Pflanze”, die besonders effektiv Schadstoffe aus der Raumluft findet und mache sie zu Deinem neuen Begleiter. Du siehst etwas Grünes, die Büroluft verbessert sich und es ist einfach ein gutes Gefühl, etwas Lebendiges in seiner Nähe zu wissen.

Luftreinigende Pflanzen gibt es so einige. Im Büro empfehle ich Dir in erster Linie eine Pflanze wie den Schwertfarn, Bogenhanf, Goldpalme oder Einblatt. Gerade ein Bogenhanf (keine Angst, das ist völlig legal und hat nichts mit Cannabis zu tun ;-) ) ist sehr pflegeleicht und trotzdem sehr ansehnlich. Ich selbst werde mir bald ein Exemplar davon zulegen.

Dynamisches Arbeiten

Das vierte große Problem, das wir uns am Anfang dieses Artikels angesehen hatten, war der „falsche“ Schreibtisch. Was hat es damit auf sich? Nun, leider herrscht an vielen Bildschirmarbeitsplätzen relative Bewegungslosigkeit. Damit meinen wir nicht, dass nicht viel gearbeitet wird, im Gegenteil. Wir meinen damit, dass während den langen Stunden im Büro zu wenig körperliche Bewegung im Spiel ist!

Sitzen ist eine der Hauptursachen für körperliche Probleme und eingeschränkte Produktivität. Klassische Schreibtische lassen auch nur dieses eine Haltungsmuster zu: Den ganzen Tag vor dem Bildschirm sitzen. Nicht so höhenverstellbare Schreibtische. Diese raffinierten Helfer stehen Dir im wahrsten Sinne des Wortes zur Seite. Sie lassen sich per Knopfdruck nach oben fahren und Du kannst für eine gewisse Zeitspanne im Stehen arbeiten.

Klare Trennung von Arbeit, Pause und Freizeit

Obwohl er so essenziell wichtig ist, wird dieser fünfte Punkt am häufigsten vernachlässigt. Typische Situation: Es ist Mittagspause, schnell wird etwas in der eigenen oder der Büroküche zurechtgemacht und dann direkt am Arbeitsplatz gegessen, während parallel schon die nächste Aufgabe bearbeitet wird.

Und genau hier liegt der Fehler: Essen am Arbeitsplatz sollte eine absolute Ausnahme bilden und am besten komplett unterbleiben. Denn: Dein Gehirn stellt sehr schnell Verknüpfungen zwischen Gefühlen, Handlungen und eben auch Orten her. Stell Dir also die Frage: Soll Dein Büro ein Esszimmer oder ein Arbeitszimmer sein?

Wenn von Anfang an (oder eben von jetzt an) klar ist: “Hier wird gearbeitet, hier bin ich produktiv!”, dann kommst Du auch wesentlich besser voran. Achte deswegen auch darauf, Freizeitaktivitäten, zielloses Surfen im Internet und all diese Dinge nicht an Deinem Arbeitsplatz auszuführen. Hier willst Du vorankommen und nicht nachlesen, was Paul oder Marie auf Facebook gepostet haben …

Gelingt Dir diese Trennung, wird sich Deine Produktivität stark steigern, falls Du Dich bisher noch nicht daran gehalten hast. Das können wir Dir aus eigener Erfahrung berichten. Also: Hör auf, Dir selbst ein Bein zu stellen und sorg dafür, dass zumindest Dein eigenes Gehirn Dich aktiv unterstützt, statt Dich abzulenken!

Wie optimierst Du Deinen Bildschirmarbeitsplatz?

An dieser Stelle sind wir am Ende des Artikels angekommen und wünschen Dir viel Spaß und Erfolg bei der Umsetzung der Tipps!

Welchen Schritt wirst Du als Erstes durchführen, um Deinen Bildschirmarbeitsplatz zu optimieren? Schreib es uns in die Kommentare! Und animiere gerne auch noch weitere Menschen dazu, indem Du den Artikel auf Facebook, Google+ oder Twitter teilst :-)

Danke und bis zum nächsten Mal!