Mehr Erfolg im Home-Office: 27 essentielle Ratschläge für Dein häusliches Arbeitszimmer

Und tatsächlich kann die Arbeit von zu Hause viele Vorteile für Mitarbeiter und Unternehmen mit sich bringen. Der stark reduzierte Stress und das entgegengebrachte Vertrauen des Arbeitgebers können die Produktivität erhöhen, den Gesundheitszustand verbessern sowie die Motivation und die Verbundenheit zum Unternehmen deutlich stärken.

Das häusliche Arbeitszimmer birgt jedoch auch Nachteile und erfordert Selbstdisziplin und klare Grenzen zwischen Privatem und Beruflichem. Zudem gilt es die Home-Office Ausstattung ergonomisch einzurichten und gesetzliche Fragen zu klären.

Home-Office Regelungen während Corona

Während der Corona-Krise arbeiten immer mehr Menschen im Home-Office. Doch welche Rechte und Pflichten gelten eigentlich für Arbeitnehmer und Arbeitgeber für derartige Situationen?

Habe ich rechtlichen Anspruch auf Home-Office während Corona?

Zwar ist es nachvollziehbar, wenn du die Ansteckung durch Arbeit im Home-Office minimieren möchtest, gesetzlichen Anspruch darauf hast Du allerdings nicht. Ich rate Dir, das Gespräch mit Deinem Chef zu suchen, um die Möglichkeiten zu besprechen.

Darf mein Arbeitgeber mich zu Home-Office oder Arbeit im Büro verpflichten?

Besteht der begründete Verdacht, dass ein Mitarbeiter Corona oder eine andere ansteckende Infektionskrankheit hat, darf er den Arbeitnehmer sofort nach Hause schicken. Sind jedoch keine Symptome zu erkennen und ist nichts im Arbeitsvertrag oder der Betriebsvereinbarung vermerkt, hat der Arbeitgeber kein Recht dazu.

Bin ich verpflichtet in häuslicher Quarantäne zu arbeiten?

Wenn das Gesundheitsamt Dich in häusliche Quarantäne schickt, weil Du tatsächlich krank – und auch krankgeschrieben – bist, musst Du nicht arbeiten. Anders sieht es aus, wenn Du als direkte Kontaktperson oder anderen Gründen in Quarantäne bist: Hier bist Du dazu verpflichtet zu arbeiten, sofern die nötigen Arbeitsmittel zur Verfügung stehen. Der Arbeitgeber hat in diesem Fall durch sein Weisungsrecht auch die Möglichkeit Aufgaben zu übertragen, die im Home-Office möglich sind.

Telearbeit, Fernarbeit, Teleworking, Telecommuting, e-Work und Home-Office. Viele Bezeichnungen, die alle dieselbe Arbeitsform beschreiben – der Arbeitnehmer arbeitet außerhalb des Firmengebäudes. Das muss nicht zwingend das häusliche Arbeitszimmer sein.

Dabei kann man die Telearbeit in verschiedene Modell-Möglichkeiten unterscheiden:

• Teleheimarbeit (klassisches Home-Office): Hierbei wird die komplette Arbeitszeit in den eigenen vier Wänden verrichtet.

• Alternierende Telearbeit: Gearbeitet wird hier abwechselnd im häuslichen Arbeitszimmer oder im Unternehmen.

• Mobile Telarbeit: Hier kann komplett ortsunabhängig gearbeitet werden. Vertreter, Kundenbetreuer aber auch viele Startups und digitale Nomaden nutzen dieses Prinzip.

Home-Office einrichten: Höhenverstellbarer Schreibtisch und ergonomischer Bürostuhl optimal einstellen

Damit Arbeit im Homeoffice reibungslos funktioniert und weder Produktivität noch Gesundheit leiden, muss die Ausstattung des heimischen Arbeitsplatzes stimmen und intelligent eingerichtet sein.

Wichtige Empfehlungen gibt die Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung (DGUV) in ihrer Informationsschrift “Arbeiten im Homeoffice – nicht nur in der Zeit der SARS-CoV-2-Epidemie”. Diese und ergänzende Tipps sind folgend zusammengefasst:

• Achte auf Ergonomie: Gerade im Home-Office neigen viele dazu am Küchentisch oder gar im Bett zu arbeiten. Das mag für kurze Zeit gehen. Mittelfristig drohen so aber Beschwerden im Rücken- und Nackenbereich. Deshalb: Optimiere deinen Home-Office Arbeitsplatz nach der empfohlenen STA-Reihenfolge: Stuhl, Schreibtisch und anderes Zubehör wie ergonomische Tastatur und Bildschirm. Auch ein Headset beziehungsweise Kopfhörer sollten für digitale Team-Meetings stets griffbereit liegen.

• Räumliche Trennung und Ordnung: Um produktiv arbeiten und gut schlafen zu können, sollte der Arbeitsplatz keinesfalls im Schlafzimmer oder in der Küche sein und ist stattdessen ein gesonderter Raum. Ist dies nicht möglich können Trennwände, Vorhänge oder Regale die nötige optische Trennung bewirken. Empfehlenswert ist es außerdem den Schreibtisch ordentlich zu halten und Privates und Berufliches auch zeitlich voneinander zu trennen.

• Augengesundheit und Biorhythmus: Am gesündesten ist es ohne Wecker in den Tag zu starten und den natürlichen Biorhythmus zuzulassen. Sollte das nicht möglich sein, nutze die sanfte Weckfunktion von Lichtweckern für einen stressfreien Start in den Morgen. Wenn Du Deinen Home-Office einrichtest, achte darauf bestenfalls direktes Tageslicht zu bekommen. Alternativ sind sogenannte Vollspektrum-Lampen ein guter Ersatz für die optimale Arbeitsbeleuchtung. Letztlich gilt es noch Deinen Bildschirm auf die optimale Höhe zu bringen, damit Dein Nacken nicht dauerhaft überstreckt. Als Faustregel gilt: Deine Augen sollten auf Höhe des oberen Bildschirmbereichs sein

• Tools und Techniken für sichere und produktive Team-Kommunikation: Zuallererst gilt es mit sogenannter WPA/WPA2-Verschlüsselung oder besser noch via Virtual Private Network (VPN) den Laptop und die digitale Kommunikation abzusichern. Für das Projektmanagement und persönliche Arbeitsorganisationen haben sich digitale To-Do-Listen wie Meistertask oder Asana bewährt. Chat-Tools wie Slack oder Discord sowie und Meeting-Software wie Slack, Zoom oder Google Meet helfen bei der Team-Kommunikation.

• Regelmäßiges Lüften und luftreinigende Pflanzen reduzieren die Schadstoffbelastung in der Luft und verbessern damit Dein Wohlbefinden und Deine Konzentrationsfähigkeit. Außerdem reduzieren Pflanzen nachweislich das Stressempfinden und machen entspannter.

• Steh-Sitzdynamik: Arbeitsmediziner empfehlen nach der 40-15-5 Regel zu arbeiten. Das heißt für jede Stunde: Du sitzt 40 Minuten dynamisch auf einem ergonomischen Bürostuhl, 15 Minuten arbeitest Du im dynamischen Stehen am höhenverstellbaren Schreibtisch und die restlichen 5 Minuten bewegst Du Dich aktiv. Damit aktivierst Du Deinen Stoffwechsel und kannst Rückenbeschwerden und Co aktiv vorbeugen.

Vor- und Nachteile von Home-Office

Viele Arbeitnehmer träumen vom Home-Office und sehen nur die paradiesischen Vorteile wie reduzierter Stress und mehr Flexibilität. Viele Arbeitgeber hingegen befürchten weniger Produktivität und schlechtere Kontrollmöglichkeiten. Doch welche Vor- und Nachteile hat das Home-Office wirklich?

Vor- und Nachteile von Home-Office für Arbeitgeber

Nur um die 15% der deutschen Arbeitgeber ermöglicht das Arbeiten im häuslichen Arbeitszimmer. In ihren Augen überwiegen die Nachteile wie fehlende Kontrollmöglichkeiten, datenschutzrechtliche und technische Hürden sowie schlechtere Erreichbarkeit.

Dem gegenüber stehen jedoch enorme Einsparpotentiale durch verringerte Büroflächen, geringere Fluktuation, niedrigere Krankenstände (ergo sinkende Personalkosten) und viele weitere, teils durch Studien belegte Vorteile.

Studien um Nicholas Bloom der Stanford Universität konnten zeigen, dass Mitarbeiter im Home-Office durchschnittlich sogar mehr arbeiten als ihre Kollegen direkt im Unternehmen und zugleich auch noch produktiver sind. Dies sei überwiegend auf die gestiegene Konzentration durch weniger Störfaktoren und der verbesserten Motivation und Zufriedenheit zurückzuführen. [1]

Zu schätzen wussten das allerdings nur die wenigsten Vorgesetzten. Denn obwohl die in der Studie ausgewerteten Personen 1600 Dollar zusätzlich erwirtschafteten (im Vergleich zu ihren Kollegen), wurde die Mehrleistung nicht wahrgenommen oder honoriert. Hier sollten Arbeitgeber und Vorgesetzte entsprechende Kennzahlen (KPI’s) festlegen und fair vergleichen.

Vor- und Nachteile von Home-Office für Arbeitnehmer

Der technische Fortschritt hat die digitale Kommunikation revolutioniert und ermöglicht ortsunabhängig von nahezu jedem Ort auf der Welt mit anderen Menschen in Echtzeit in Verbindung zu treten.

Aber nicht nur deshalb wächst der Wunsch bei vielen Arbeitnehmern nach der Arbeit im Home-Office. Das häusliche Arbeitszimmer bietet zahlreiche Vorteile. So verbessert der reduzierte Stress die Gesundheit und erhöht die Produktivität.

Dass die Mitarbeiter dabei an bezahlte Freizeit denken, ist ein Mythos der Arbeitgeber. Denn das entgegengebrachte Vertrauen und die Flexibilität werden mit höchster Dankbarkeit angenommen. Es verbessert die Vereinbarkeit von Beruf und Familie.

Und wer will es sich schon mit einem erstklassigen Arbeitgeber versauen?!

Wie man bereits am Verhältnis der Vor- und Nachteile sieht, überwiegen die positiven Effekte. Außerdem sind es auch nur mögliche negative Effekte, die zwar auftreten können, aber vermeidbar sind.

Um die Vorteile des Home-Office optimal nutzen und die Nachteile möglichst eliminieren zu können, gibt es einige persönliche, räumliche und technische Voraussetzungen zu erfüllen beziehungsweise anzueignen.

Voraussetzungen um im Home-Office erfolgreich arbeiten zu können

Persönliche Voraussetzungen

Zu Hause guckt Dir kein Chef über die Schulter. Niemand kontrolliert direkt, ob Du gerade auf Facebook unterwegs bist oder Deiner Arbeit nachgehst. Das ist auch gut so, denn übermäßige Kontrolle macht unzufrieden. Aber wer nicht ausreichend selbstdiszipliniert ist, hat am Ende des Tages nichts geschafft. Damit setzt man sich unnötig unter Druck, verplempert sinnlos seine Zeit und der Vorgesetzte wird es auch irgendwann mitbekommen.

Genauso wichtig ist es, nicht zum Workaholic zu mutieren und durch Selbstkontrolle regelmäßig Pausen zu machen und auch einen Feierabend zu kennen. Sonst grüßt Onkel Burnout recht schnell und soziale Kontakte verabschieden sich.

Außerdem solltest Du mit der ständigen Ruhe klar kommen können. Manche Menschen brauchen ständigen sozialen Kontakt und werden alleine sogar regelrecht depressiv.

Zu guter Letzt muss die Akzeptanz der Familie auch da sein. Denn nichts ist ein größerer Produktivitätskiller, als ständiges Stören durch „kleine Bitten“ oder quengelnde Kinder. Hier sollten klare Regeln festgelegt und bestenfalls ein separater Raum eingerichtet werden.

Selbsttest: Bist Du fürs Home-Office geeignet?

Wenn Du die Fragen mit Ja beantworten kannst, kannst Du Dich direkt mit der nächsten Voraussetzung beschäftigen. Anderenfalls solltest Du über andere Möglichkeiten nachdenken oder nur zeitweise von zu Hause arbeiten.

Räumliche und technische Voraussetzungen

Dass Du nicht auf dem Sofa oder am Küchentisch arbeiten kannst, sollte klar sein. Auch wenn Du bereits eine Arbeitsecke hast, empfehle ich Dir diese bestmöglich von anderen Bereichen zu trennen.

Bestenfalls hast Du ein separates häusliches Arbeitszimmer, das Du Deinen beruflichen Anforderungen entsprechend gestalten kannst.

Die klare räumliche Trennung von privatem und beruflichem ist entscheidend, um auch emotional abschalten zu können sowie ausreichenden Fokus während der Arbeitszeit zu entwickeln.

Wichtig ist auch, mit welcher Ausstattung Du Dein kleines Büro einrichtest, um so effektiv wie möglich zu arbeiten. Im Normalfall sollte Dein Arbeitgeber hierfür die technischen Voraussetzungen mit einem Arbeitslaptop sowie nötigem Zubehör stellen. Nicht selten wird sich auch auf eine anteilige Übernahme der Kosten wie Strom und Miete geeinigt.

Achte vor allem auch auf einen ergonomischen Arbeitsplatz mit der richtigen Beleuchtung und gutem Raumklima.
Sollte Dein Arbeitgeber nicht oder nicht für alle Notwendigkeiten aufkommen, so besteht auch die Möglichkeit der steuerlichen Absetzung Deines häuslichen Arbeitszimmers (hierzu später mehr).

Wie Du Deinen Arbeitgeber von Home-Office überzeugst

Du kennst nun die Vorteile von Home-Office gegenüber dem klassischen Büro. Schließlich gilt es Deinen Chef ebenfalls zu überzeugen. Und das bekommst Du am besten mit guter Vorbereitung hin. Ich empfehle ein übersichtliches Handout zu erstellen:

1. Stelle die wichtigsten Vorteilen aber auch eventuelle Risiken und möglichen vorbeugenden Maßnahmen zusammen, damit Dein Vorgesetzter sieht, dass Du Dich eingehend mit dem Thema Home-Office beschäftigt hast. Zum Beispiel könnt ihr regelmäßige Skype-Meetings und Kennzahlen festlegen.

2. Stütze die Vorteile mit Fakten. Hierzu kannst Du gerne auf diesen Artikel verweisen oder auf die von uns genutzten Quellen zurückgreifen. Insbesondere diese Studie der Stanford Universität solltest Du zitieren: Home-Office Arbeiter waren in einer Vergleichsstudie 13 % effektiver und haben jährlich 1800 Dollar an Kosten gespart bzw. zu mehr Gewinn beigetragen als ihre Kollegen im Büro. [8]

3. Sei auf schwierige Rückfragen vorbereitet und überlege Dir, wonach Dein Chef fragen könnte. Du kennst ihn am besten. Empfehlen kann ich Dir jedoch, immer ehrlich zu sein und wenn Du mal auf eine Frage keine Antwort hast, sage ihm, dass Du Dir Gedanken machen und eine Lösung präsentieren wirst.

4. Falls Dein Vorgesetzter zögerlich ist, kannst Du ihm auch eine Probezeit vorschlagen.

Home-Office Regelungen im Vertrag festhalten: Darauf sollten Arbeitgeber und Arbeitnehmer achten

Anders als in den Niederlanden gibt es in Deutschland aktuell kein Recht auf Home-Office. Der Arbeitgeber hat ein Weisungsrecht und darf somit auch den Ort der Arbeitsleistung bestimmen.

Hat man sich aber einvernehmlich auf Home-Office (ob tageweise oder ganztags) geeinigt, sollte man klare Regeln für beide Seiten so detailliert wie möglich schriftlich festhalten. Insbesondere Erwartungen, Ziele, Tätigkeiten, Arbeitsumfang und Feedbackgespräche/Meetings sollten klar definiert werden.

Auch wenn viele Mitarbeiter im Home-Office ihre Pendlerkosten sparen können, so entstehen ihnen doch Mehrkosten durch Strom, Internet, Mobiliar etc. Daher sollte eine Klärung über die Kostenbeteiligung durch den Arbeitgeber ebenfalls Bestandteil der Home-Office-Vereinbarung sein.

Sofern die Miete oder andere Kosten nicht übernommen werden, besteht die Möglichkeit der steuerlichen Absetzung.

Stellt Dein Arbeitgeber hingegen die komplette Büroeinrichtung, so ist dies als geldwerter Vorteil steuerlich zu vermerken. Bekommst Du jedoch nur einen Teil überlassen, muss dies nicht versteuert werden. In jedem Falle, sollten beide Parteien im Vorfeld die steuerlichen Fragen einvernehmlich klären und schriftlich festhalten.

Diese Punkte sollten detailliert im Arbeitsvertrag definiert werden:

1. Arbeitszeit – auch für das häusliche Arbeitszimmer gelten die üblichen Arbeitszeit- und Pausenregelungen. Im Durchschnitt sollte also nach 8 Stunden Schluss sein.

2. Kosten für das häusliche Arbeitszimmer – Wer übernimmt was? Wie bspw. Miete, Strom, Internet, Computer, Drucker, Handy, ergonomischer Bürostuhl, Schreibtisch (bestenfalls höhenverstellbar), Glühbirnen, Wartung etc.

3. Datenschutz: Der Arbeitgeber muss für geeignete Datenschutzvorkehrungen im Home-Office sorgen und beispielsweise eine VPN-Verbindung sicherstellen.

4. Der Ersatz für Fahrtkosten in den Betrieb und anderweitige Reisekosten

5. Wenn eine Home-Office Vereinbarung einmal getroffen ist, so kann sie arbeitgeberseitig nicht ohne weiteres wieder aufgehoben werden. Es sei denn es liegen dringende betriebliche Erfordernisse zu Grunde. Dies hat ein Urteil des Landesarbeitsgerichts Düsseldorf beschlossen (Aktenzeichen 12 Sa 505/14). [13]

Häusliches Arbeitszimmer: Möbel und Co. in der Steuererklärung absetzen

In den seltenen Fällen, in denen Dein Arbeitgeber Dein häusliches Arbeitszimmer nicht oder nur teilweise bezahlt oder Du freiberuflich oder selbstständig tätig bist, kannst Du unter gewissen Voraussetzungen Dein Home-Office steuerlich geltend machen und somit in der Steuererklärung absetzen.

Die Hauptvoraussetzung, um Dein häusliches Arbeitszimmer von der Steuer abzusetzen, ist es, dass dieses „ausschließlich oder nahezu ausschließlich zur Erzielung von Einkünften“ gentutzt wird. [2]

Damit wird beispielsweise die klassische Arbeitsecke komplett von der steuerlichen Absetzbarkeit ausgeschlossen. Nur separate Arbeitszimmer kommen noch in Frage und auch nur dann, wenn sie folgende Bedingungen erfüllen:

1. Private Nutzung unter 10 %

2. Separater Raum

3. Einrichtung als Arbeitsraum (private Gegenstände unter 10%)

4. Genügend Wohnraum trotzdem noch vorhanden

Treffen diese Punkte zu, kannst Du die kompletten Kosten Deines Home-Office absetzen, sofern Du überwiegend von zu Hause aus arbeitest.

Ist der qualitative berufliche Schwerpunkt nicht im häuslichen Arbeitszimmer (bspw. bei nur teilweiser Arbeit im Home-Office), dann sind die Kosten nur bis zur Höchstgrenze von 1.250 € von der Steuer absetzbar.

Folgendes kannst Du in Deine Steuerklärung mit aufnehmen:

• Einrichtung oder nachträgliche Errichtung des Arbeitszimmers

• Renovierung des Arbeitszimmers

• Abschreibungen & Betriebskosten

• Hausratversicherung

• Miete sowie Nebenkosten

• Reinigungskosten

• Umzugskosten

• Gartenerneuerung

Dabei werden die Kosten zur Unterhaltung des Arbeitszimmers nach dem Arbeitszimmeranteil übernommen. Das bedeutet, wenn dein Arbeitszimmer 10 % Deiner Wohnung ausmacht, so werden auch beispielsweise nur 10 % der Stromkosten übernommen.

Den Arbeitszimmeranteil bestimmst Du so:
Arbeitszimmeranteil = Fläche des Arbeitszimmers / Gesamtfläche der Wohnung * 100

27 Home-Office Tipps für maximale Produktivität und mehr Freizeit

Für alle Home-Office-Arbeiter habe ich 27 entscheidende Tipps für maximale Produktivität und Erfolg beim Arbeiten im häuslichen Arbeitszimmer erstellt. Wir verraten Dir außerdem, wie Du Dein Arbeitszimmer einrichten kannst, damit Du glücklich, gesund und produktiv von Zuhause aus arbeiten kannst.

Mein typischer Tag im Home-Office

Zur Inspiration möchte ich Dir nun kurz schildern, wie mein typischer Tag im Home-Office aussieht. Natürlich spielt bei mir Flexibilität eine große Rolle, dennoch habe ich gewisse Strukturen in meinen Alltag integriert, um möglichst gesund und produktiv arbeiten zu können.

Mein Tag startet meistens gegen 7 Uhr am Morgen. Vom Wecker lasse ich mich dabei eher selten wecken. Ich möchte meinen Tag mit guter Laune starten und das geht am besten ausgeschlafen und mit sanftem Gewecktwerden. Eine schöne Alternative sind hier die Wecker mit natürlichen Wecktönen und Sonnenaufgangssimulation von Philips.

Noch vor dem Frühstück habe ich mir angewöhnt ein kurzes Wachwerd-Programm zu absolvieren. Hier kannst Du Dich inspirieren lassen:

Ich mache das Ganze etwas verkürzt und abgewandelt auf meine Bedürfnisse und „Schwachstellen“ und fühle mich danach immer gleich viel besser und bin erstaunlich munter.

Beim anschließenden Frühstück gibt es abwechselnde eine Mischung aus Getreideflocken, Nüssen, Kernen, Samen und Obst mit nachhaltiger Sojamilch oder Kefir. Das versorgt mich sowohl mit kurzkettigen und langkettigen Kohlenhydraten sowie mit zahlreichen Nährstoffen für einen produktiven Start in den Tag.

Da ich meine Hochphasen von 8-12 Uhr sowie von 15-19 Uhr habe, arbeite ich bis zum Mittag. Neben mir steht dabei immer eine Flasche Wasser und Saft, damit ich ausreichend trinke. Für den Hunger zwischendurch habe ich stets Riegel oder Nüsse parat liegen, um nicht in ein Hungerloch zu fallen.

Nach dem Mittagessen lese ich meist eine halbe Stunde oder mach einen Powernap für neue Energie. Um im Anschluss wieder fit zu werden, mache ich täglich ein intensives Ganzkörper-Workout oder dehne mich ausgiebig.

Nach einem erfrischenden Training und einer belebenden Wechsel-Dusche kann ich nochmal mit richtig Energie die letzten Stunden arbeiten.

Für weitere Inspirationen schau Dir doch diese Infografik an:
„Gesund arbeiten: 18 Tipps für Deinen vitalen Arbeitstag“

FAZIT: Home-Office bietet neben vielen Vorteilen auch Risiken. Beachtet man aber einige Grundsätze, kann es ein wahrer Produktivitätsbooster sein und hat zahlreiche positive Effekte auf Dein Leben.

Welchen Tipp hast Du, um noch gesünder, produktiver und ausgeglichener zu arbeiten? Ich freue mich auf Deinen Kommentar :-)

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